Bessere Social Media Reportings – So überzeugst du Kunden und Vorgesetzte

Du willst Kunden die Erfolge deiner Social-Media-Strategie präsentieren? Deine Vorgesetzten möchten in regelmäßigen Abständen darüber informiert werden, wie sich ihre Marke auf Facebook und Twitter schlägt? In beiden Fällen ist ein Social Media Reporting der Königsweg.

Im Folgenden zeigen wir dir, worauf es bei der Erstellung ankommt. Außerdem geben wir dir Tipps, wie du mit dem richtigen Reporting deinen Zielen näher kommst und was du vermeiden solltest, um nicht unerwünschte Effekte zu erzeugen. Damit du das richtige Werkzeug zur Hand hast, stellen wir dir ausgewählte Reporting Tools vor.

Verschiedene Empfänger, verschiedene Ziele

Wie bereits angedeutet, gibt es verschiedene Situationen, in denen ein Social Media Reporting hilfreich, erwünscht oder notwendig ist:

• Vorgesetzte in deinem Unternehmen wollen von dir über den Ist-Zustand und Fortschritte im Social Media Marketing informiert werden.
• Du möchtest deinem Team einen Überblick über Entwicklungen geben.
• Du arbeitest als Mitglied eines Dienstleisters, zum Beispiel einer Agentur, und willst Kunden informieren.

Je nach Situation richtet sich der Report an verschiedene Empfänger und verfolgt unterschiedliche Ziele.

Davon abgesehen kann es sich um einen von vielen regelmäßigen Reports handeln oder um eine einmalige Social-Media-Analyse für eine eben zu Ende gegangene Kampagne. Vielleicht verwendest du den Report sogar nur für deinen eigenen Überblick.

Alle diese Faktoren haben einen Einfluss darauf, wie das ideale Reporting aussieht.

Warum gute Reportings so wichtig sind

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Daten müssen beschafft, ausgewertet und aufbereitet werden. Gute Reportings bringen Aufwand mit sich. Den aber sind sie wert. Schließlich helfen sie dir bzw. deinem Unternehmen auf verschiedenen Wegen dabei, die eigenen Ziele zu erreichen:

• Ob im Content Marketing oder bei Anzeigenkampagnen, gute Reportings zeigen, was (bisher) funktioniert und was nicht. Vor allem zeigen sie Verbesserungsbedarf auf.
• Sie unterstützen dich, Fortschritte gegenüber Kunden und/oder Vorgesetzten zu demonstrieren. Das kann entscheidend sein, wenn der Adressat unsicher ist, ob sich Facebook-Marketing wirklich lohnt oder ob du der richtige Ansprechpartner für seinen Social-Media-Auftritt bist.
• Auch um den Erfolg von Kampagnen einzuschätzen und zu kommunizieren, ist ein Social Media Report wichtig.
• Schließlich helfen Reportings dabei, Stimmungsschwankungen in der eigenen Community rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern, bevor es zu einer Krise kommt.

Wichtig: All diese Versprechen lösen nur gute Reportings ein. Mit einem schnell zusammengestellten Datenblatt riskierst du, dass der Adressat die wichtigsten Punkte nicht versteht oder einen schlechten Eindruck von deiner Professionalität erhält.

Vor allem schaffst du es so eher nicht, deinen Vorgesetzten davon zu überzeugen, dass etwa dein Instagram-Marketing noch ein bisschen mehr Geld wert ist.

Tipps für erfolgreiche Social Media Reportings

1. Empfänger des Social Media Reportings definieren

Eine der ersten Fragen bei der Erstellung eines Social Media Reportings lautet: Für wen ist der Report?

Unterschiedliche Empfänger haben unterschiedliche Bedürfnisse. Einige wollen einen groben Überblick, andere alle Details. Ist das Reporting nur für das eigene Team oder sogar nur für die eigene Person gedacht, kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren. Bei Kunden sind eine Einleitung und die grafische Aufbereitung von Daten wichtig.

Vor allem musst du sicherstellen, dass der oder die Adressat:in deines Reportings versteht, was du sagen willst. Dafür spielt es eine Rolle, wie gut er bzw. sie sich mit Social Media auskennt.

2. Ziele klären

Welche Ziele stehen für die Adressat:innen deines Reportings aktuell im Vordergrund?

Geht es vor allem darum, die Brand Awareness zu fördern, oder sind deine Vorgesetzten vor allem an neuen Leads interessiert? Gibt es Ziele, von deren Bedeutung du dein Gegenüber überzeugen möchtest? Nach der Antwort auf solche Fragen richtet sich die Auswahl der Kennzahlen.

3. Zeiträume auswählen

Wenn es nur die Ergebnisse einer Kampagne zusammenfasst, ist ein Social Media Reporting eine einmalige Sache. In den meisten anderen Fällen ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen Reports zu erstellen, zum Beispiel

• wöchentlich,
• monatlich,
• einmal im Quartal.

Meist kommt es bei der Auswahl des Zeitraums auch auf den Empfänger an. Was will dein Chef oder deine Kundin und wie stellst du ihn oder sie am besten zufrieden?

Davon abgesehen ist es entscheidend, ob du Entwicklungen über einen längeren oder kürzeren Zeitraum betrachten willst.

4. Wichtige Kennzahlen definieren

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Je mehr Kennzahlen du in deinem Social Media Reporting verwendest, desto unübersichtlicher wird das Resultat. Im schlimmsten Fall weiß deine Kundin oder Vorgesetzte nicht, was du ihr sagen willst bzw. wie sie die vielen Zahlen gewichten soll.

Oder sie zieht die falschen Schlüsse.

Deshalb gilt: Beschränke dich in deinem Reporting auf die wesentlichen Kennzahlen. Das sind die, die für die Ziele deines Unternehmens oder deines Kunden am wichtigsten sind.

• Im Bereich Awareness sind Kennzahlen wie die Anzahl der Follower, die Beitragsreichweite und Video Views entscheidend. Eine Sentiment-Analyse hilft dabei, die Stimmung gegenüber einer Marke oder einem Unternehmen in sozialen Netzwerken richtig einzuschätzen.
• Um Entwicklungen im Engagement zu messen, ist die Engagement-Rate zentral, aber auch die Applaus- oder Conversation-Rate.
• Leads und die Social Media Conversion Rate sind besonders beliebt bei vielen Empfängern von Reportings, weil sie gewissermaßen den “harten Ertrag” zeigen.

5. Daten für das Social Media Reporting beschaffen

Große Plattformen wie Facebook oder Twitter bringen eigene Analysetools mit.

Instagram und Facebook

Mit einem Business- oder Creator-Konto auf Instagram hast du Zugriff auf Insights deines Kanals. Du findest die Instagram Insights entweder unter oben rechts in deinem Account oder indem du auf den Insights Action Button drückst. Die Auswahl an Kennzahlen ist begrenzt, dafür sind die Zahlen sehr akkurat. Schließlich kommen sie direkt von Instagram. 

In der Meta Business Suite, früher Facebook Business Suite, hast du Zugriff auf Kennzahlen zu deinem Instagram- und Facebook-Konto sowie zu Anzeigenkampagnen auf beiden Netzwerken.

Pinterest

Auch Pinterest bietet Besitzern von Business Accounts ein kostenloses Analytics Tool. Du findest die Pinterest Analytics in der Desktop-Version oben links als eigenen Tab. Auf Mobilgeräten gehst du auf das Balken-Symbol und wählst dann “Analytics”.

LinkedIn

Zugang zu LinkedIn Analytics bekommst du direkt über das Menü oben auf deiner Unternehmensseite. Hier erhältst du eine Fülle an Daten zu deinem Account und einzelnen Posts, darunter auch demografische Angaben zu den Personen, die deine Inhalte angesehen haben. Zur Verwaltung von Anzeigenkampagnen dient der Kampagnenmanager von LinkedIn.

YouTube

YouTube Analytics ist in YouTube Studio integriert. Einfach links auf den zugehörigen Tab klicken, fertig. Neben “Klickrate” und “Impressionen” ist zum Beispiel die “Wiedergabedauer” eine interessante Kennzahl. Informationen zu deinen Abonnent:innen findest du ebenfalls in YouTube Analytics.

Twitter Analytics

In der Desktopvariante von Twitter ist Twitter Analytics ein eigener Menüpunkt, der sich hinter “Mehr” links in deinem Account versteckt. In der mobilen Version klickst du auf “Twitter Aktivitäten anzeigen” unter einem Tweet.

Damit dir hier Zahlen angezeigt werden, musst du dich allerdings erst einmal unter analytics.twitter.com anmelden.

Social Media Management Tool

Weniger Aufwand ist die Datenbeschaffung mit einem guten Social Media Management Tool. Auf diese Art hast du alle wichtigen Informationen zu verschiedenen Kanälen zentral abrufbereit an einem Ort.

In Swat.io findest du Rohdaten unter „Analytics“. Im Bereich „Reports“ haben wir die wichtigsten Daten visuell für dich aufbereitet. Womit wir beim nächsten Schritt wären.

6. Daten richtig aufbereiten

Um Entwicklungen innerhalb deines Marketingteams zu kommunizieren, mag ein schlichtes Excel-Sheet genügen. Anders sieht es in der Kommunikation mit Vorgesetzten und speziell mit Kunden aus.

Hier ist es wichtig, Reportings so aufzubereiten, dass sie einfach verständlich, einprägsam und optisch ansprechend sind. Wie das geht? Zum Beispiel mit

• farbigen Diagrammen,
• Grafiken,
• Word Clouds,
• Virality Maps.

Einfach und kostengünstig erstellen lassen sich Grafiken und Diagramme zum Beispiel mit Infogram oder Visme.

Auch einzelne Social Media Posts und Kommentare machen deinen Bericht anschaulicher. Außerdem verdeutlichen sie Stimmungen von Nutzern gegenüber der eigenen Marke.

Achte dabei immer auf ein effizientes Zusammenspiel von Text und visuellem Anschauungsmaterial. Schließlich bringen die schönsten Farben nichts, wenn die Betrachterin nicht weiß, was sie mit ihnen anfangen soll.

7. Tipps für den Aufbau deines Social Media Reportings

Social Media Reportings lassen sich auf verschiedene Arten aufbauen. Hier kommt es wieder entscheidend auf Empfänger und Zielsetzungen an.

Hilfreich ist es, die folgenden Punkte im Kopf zu behalten:

• Das Wichtigste zuerst: Spätestens auf der zweiten Seite sollte die Leserin die zentralen Erkenntnisse des Reportings verinnerlicht haben. Deshalb empfiehlt es sich, dein Reporting mit einer Summary zu beginnen und die Details nachfolgen zu lassen.
• Ausblick erwünscht: Welche Konsequenzen ziehst du aus deinen Erkenntnissen? Learnings sind ein zentraler Bestandteil von Social Media Reportings.
• Vergleiche: Achte darauf, dass deine Zahlen nicht einfach so im Raum stehen. Sorge für Bezugspunkte zu Ergebnissen aus früheren Reportings oder vergleichbaren Kampagnen. Auch Mitbewerber sind gut für Vergleiche geeignet.

Tipp: Wenn du Reports in Swat.io erstellst, werden die Daten automatisch ansprechend aufbereitet. Du kannst ein .pdf herunterladen, das du direkt weiterleiten kannst.

8. Halte es einfach und übersichtlich

Du bist hellauf begeistert von deiner tollen Social-Media-Analyse? Deine Vorgesetzte weniger, wenn du ihr 40 Seiten Reporting vorsetzt.

Für viel Wirkung und gute Stimmung halte dich kurz. Kommuniziere die wichtigsten Ergebnisse schnell und so, dass sie der Leser sofort versteht. Gib ihm die Gelegenheit, gezielt Details nachzulesen, aber achte auch hier darauf, es nicht zu übertreiben.

Geeignete Tools erleichtern das Reporting

Geeignete Tools erleichtern das Reporting. Das gilt sowohl für Software, die sich auf Analytics und Reporting spezialisiert, als auch auf umfassende Social Media Management Tools.

Wichtige Fragen bei der Auswahl sind:

• Für welche Kanäle ist das Tool ausgelegt?
• Welche Funktionen bietet es speziell für das Reporting?
• Habe ich Möglichkeiten, Kennzahlen im Tool grafisch aufzubereiten, oder muss ich dies an anderer Stelle tun?

Die besten Reporting Tools für Social Media 2022

Wenn du auf der Suche nach einem guten Analyse- und Reporting-Tool für Social Media bist, versuche es mit einem der folgenden.

Swat.io

Mit Swat.io erhältst du ein Tool für alle Social-Media-Aufgaben: Community Management, Planung und Veröffentlichung von Content auf deinen Social-Media-Kanälen, Social Listening und Customer Service. Ein Analyse- und Reporting Tool bekommst du ebenfalls mitgeliefert. Denn Swat.io bietet dir eine große Auswahl an Performance-Kennzahlen zu allen deinen Social-Media-Accounts. Im Bereich „Reports“ generierst du automatisierte Reports, die du herunterladen oder in bestimmten Intervallen an Teammitglieder aussenden kannst. So behältst du mit wenig Aufwand den Überblick über alle Aktivitäten.

Neugierig? Dann teste es jetzt unverbindlich und erlebe, wie einfach Social Media Marketing sein kann.

Ideal für: Unternehmen, die ein Social Media Management Tool für kanalübergreifendes Community Management, Content Marketing und Analyse suchen.   

Quintly

quintly ist ein leistungsstarkes Tool, das dir Zugang zu mehr als 500 Social-Media-Metriken von 8 Plattformen liefert inklusive Instagram, TikTok und Snapchat. 

Auf Basis eigener Dashboards lassen sich automatische Reports erstellen, mit denen du die Adressat:innen bestimmt beeindruckst. Individuelle kanalübergreifende Analysen sind ebenfalls kein Problem.

Mit Preisen ab 315 Euro im Monat eignet sich quintly eher für größere Unternehmen.

Ideal für: Unternehmen, die bereit sind, Geld für ein besonders leistungsstarkes und umfangreiches Analysetool für Social Media auszugeben.

Dashthis

Dashthis bietet sich als Reporting- und Analyse-Schaltzentrale an. 34 verschiedene Plattformen lassen sich über Schnittstellen direkt mit dem Tool verbinden, angefangen bei Facebook über Twitter und Instagram bis zu LinkedIn, GoogleMyBusiness und Ahrefs. Weitere Datenquellen kannst du mithilfe von CSV-Dateien hinzufügen. Um deine KPIs auszuwerten und maßgeschneiderte Reports zu erstellen, stehen dir diverse Vorlagen für Dashboards zur Verfügung. Sagt dir keine davon zu, erstellst du einfach selbst eine Alternative. 

Die Preise beginnen aktuell bei 33 Dollar im Monat, für Unternehmen ist aber erst der Professional-Tarif interessant. Den gibt es für 109 Dollar im Monat. 

Ideal für: Unternehmen, die ein einfach verwendbares Reporting-Tool für Daten aus verschiedenen Kanälen suchen. 

Google Data Studio

Als Teil des Google-Universums konzentriert sich Google Data Studio auf das Erstellen von aussagekräftigen Dashboards und Berichten. Google-eigene Produkte wie Google Analytics oder YouTube lassen sich mit wenigen Klicks verbinden. Zusätzlich kannst du über externe Datenverbindungen andere Quellen integrieren. 

Der große Vorteil von Google Data Studio: Du kannst auf einfache Art Daten aus verschiedenen Kanälen in Zusammenhang setzen und interaktive Berichte mit Diagrammen, Zeitachsen, Heatmaps und zahlreichen weiteren Visualisierungsformen erstellen. Dabei genießt du nicht nur viele Freiheiten. Das Ergebnis sieht auch noch gut aus. Dass Google Data Studio kostenlos ist, ist ein weiterer Pluspunkt.

Ideal für: Unternehmen, die Daten aus verschiedenen Quellen aufbereiten und Berichte erstellen wollen. 

Octoboard

Octoboard ist eine verhältnismäßig preiswerte Cloud-Software für das Analysieren von Kennzahlen und die Erstellung von Reports. Unter anderem kannst du deine Social-Media-Konten beziehungsweise die deiner Kunden mit dem Tool verbinden. Reports lassen sich individuell erstellen oder du greifst auf eine der Vorlagen von Octoboard zurück. Zusätzlich lässt sich die Software zum Beispiel für das E-Mail-Marketing, Anzeigenkampagnen oder SEO-Audits verwenden. 

Die Preise beginnen bei 15 Euro im Monat. 

Ideal für: Unternehmen, die preiswert begrenzte Analysen durchführen und schnell Reports erstellen wollen. 

Eine Diskussion der Ergebnisse gehört zu Reportings

Auch das beste Reporting läuft Gefahr, missverstanden zu werden oder halb gelesen in der Schublade zu verschwinden.

Deshalb und damit dein Bericht seine Ziele erfüllt, diskutiere die Ergebnisse gemeinsam mit dem Adressaten.

So ergibt sich nicht nur die Möglichkeit, zentrale Punkte noch einmal deutlich zu machen und offene Fragen zu beantworten. Du erhältst unter Umständen wertvolles Feedback, das du bei deinem nächsten Reporting berücksichtigen kannst. Schließlich heißt es auch hier: Learning by doing.