{"id":33077,"date":"2021-03-30T06:24:17","date_gmt":"2021-03-30T04:24:17","guid":{"rendered":"https:\/\/swat.io\/verwalten\/social-media-prozesse-agenturen\/"},"modified":"2026-03-25T14:01:26","modified_gmt":"2026-03-25T12:01:26","slug":"social-media-prozesse-agenturen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/swat.io\/de\/strategie\/social-media-prozesse-agenturen\/","title":{"rendered":"8 Tipps f\u00fcr reibungslose Social-Media-Prozesse in Agenturen"},"content":{"rendered":"\n<p>Mehrere Projekte gleichzeitig und eine Deadline jagt die andere: Im <strong>Agenturalltag den \u00dcberblick \u00fcber Social-Media-Prozesse zu behalten<\/strong>, ist eine Herausforderung. Gleichzeitig ist gepflegtes Chaos ein No-go. Denn verst\u00e4ndlicherweise erwarten KundInnen, dass die von ihnen bezahlte Zeit effizient genutzt wird.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, mit denen sich die Social-Media-Arbeit in Agenturen optimieren l\u00e4sst. Das sorgt nicht nur daf\u00fcr, dass dein <strong>Team seine Ziele schneller erreicht <\/strong>und KundInnen zufrieden sind. Es reduziert auch den Stress f\u00fcr alle Beteiligten.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">1. Vorab Verantwortlichkeiten klar definieren<\/h2>\n\n\n\n<p>Eine Grundvoraussetzung, um Chaos in <a class=\"rank-math-link\" href=\"https:\/\/swat.io\/de\/wiki\/social-media\/\">Social Media<\/a> zu vermeiden, sind <strong>klare Zust\u00e4ndigkeiten<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Das hei\u00dft, <strong>fr\u00fchestm\u00f6glich Fragen wie diese zu kl\u00e4ren<\/strong>:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wer ist f\u00fcr welche\/n KundIn, welche Projekte und welche Arbeitsaufgaben verantwortlich?<\/li>\n\n\n\n<li>Wer ist f\u00fcr die finale Freigabe zust\u00e4ndig?<\/li>\n\n\n\n<li>Welche Personen sind Ansprechpartner in Krisenf\u00e4llen?<\/li>\n\n\n\n<li>Wer muss bei Korrekturschleifen oder Reportings eingebunden werden?<\/li>\n\n\n\n<li>Wer ersetzt wen im Krankheitsfall?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Verantwortlichkeiten lassen sich durch die <strong>Vergabe von Rollen und Zugriffsrechten in Tools <\/strong>\u00fcbertragen. Dasselbe gilt f\u00fcr die Festlegung von Prozessen.<\/p>\n\n\n\t\t\n\t\t\t<div class=\"wp-block-advice\">\n\t\t\t\t<div class=\"advice__inner\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"advice__text text text-rich\">\n\t\t\t\t\t\t\n\n<p><em>Tipp: Denke an Murphy\u2019s law und an den n\u00f6tigen Back-up. So l\u00e4uft die Arbeit weiter, wenn sich kurz vor Fertigstellung eines wichtigen Projektes die verantwortliche Person den Zeh bricht.<\/em><\/p>\n\n\t\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">2. Mehrere Kundenkan\u00e4le \u00fcbersichtlich verwalten<\/h2>\n\n\n\n<p>Du kennst es bestimmt aus eigener Erfahrung: Je mehr Kan\u00e4le, desto schwerer ist es, den \u00dcberblick zu behalten.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Versuche deshalb, Social-Media-Prozesse zu b\u00fcndeln. Mit einem guten <a href=\"https:\/\/swat.io\/de\/wiki\/social-media-management-tool\/\" class=\"rank-math-link\">Social-Media-Management-Tool<\/a> kannst du <strong>zentral auf alle Social-Media-Kan\u00e4le und Projekte zugreifen<\/strong>. So kannst du <a href=\"https:\/\/swat.io\/de\/wiki\/community-management\/\" class=\"rank-math-link\">Community Management<\/a>, Content Marketing, <a href=\"https:\/\/swat.io\/de\/wiki\/social-media-analyse\/\" class=\"rank-math-link\">Analyse<\/a> und <a class=\"rank-math-link\" href=\"https:\/\/swat.io\/de\/wiki\/social-media-monitoring\/\">Monitoring<\/a> f\u00fcr alle KundInnen an einem Ort betreiben.<\/p>\n\n\n\n<p>Wichtig ist, dass das Tool alle Funktionen bietet, die du brauchst, und die f\u00fcr dich wichtigen <a class=\"rank-math-link\" href=\"https:\/\/swat.io\/de\/wiki\/social-media-kanaele\/\">Kan\u00e4le<\/a> abdeckt, am besten als offizieller Partner der jeweiligen Plattform.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"1080\" height=\"675\" src=\"https:\/\/swat.io\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/DE-Home-Swat.io-Dashboard-1080x675.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-29037\" srcset=\"https:\/\/swat.io\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/DE-Home-Swat.io-Dashboard-1080x675.jpg 1080w, https:\/\/swat.io\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/DE-Home-Swat.io-Dashboard-750x469.jpg 750w, https:\/\/swat.io\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/DE-Home-Swat.io-Dashboard-1536x960.jpg 1536w, https:\/\/swat.io\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/DE-Home-Swat.io-Dashboard-2048x1280.jpg 2048w, https:\/\/swat.io\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/DE-Home-Swat.io-Dashboard-640x400.jpg 640w, https:\/\/swat.io\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/DE-Home-Swat.io-Dashboard-300x188.jpg 300w\" sizes=\"(max-width: 1080px) 100vw, 1080px\" \/><\/figure>\n<\/div>\n\n\t\t\n\t\t\t<div class=\"wp-block-advice\">\n\t\t\t\t<div class=\"advice__inner\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"advice__text text text-rich\">\n\t\t\t\t\t\t\n\n<p><em>Du bist auf der Suche nach dem richtigen Social-Media-Management-Tool f\u00fcr deine Agentur? Wir verraten dir, worauf du achten solltest, welche Funktionen am wichtigsten sind und welche Eigenschaften gerne \u00fcbersehen werden. Lies jetzt unseren Blogbeitrag <\/em><a href=\"https:\/\/swat.io\/de\/verwalten\/social-media-management-tool-finden\/\"><em>\u201cWie du das richtige Social-Media-Management-Tool findest\u201d<\/em><\/a><em> und lade dir unsere kostenlose Checkliste herunter.<\/em><\/p>\n\n\t\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">3. Freigabeprozesse einfach gestalten<\/h2>\n\n\n\n<p>Klar strukturierte Freigabeprozesse verhindern, dass <strong>Inhalte in der \u201cWarteschleife\u201d h\u00e4ngenbleiben.&nbsp;<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Sie setzen voraus, dass du Eckpunkte genau definierst:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Welche Personen sind in welcher Reihenfolge f\u00fcr interne Korrektur und Feedback zust\u00e4ndig?<\/li>\n\n\n\n<li>Wer darf die endg\u00fcltige (interne) Freigabe erteilen?<\/li>\n\n\n\n<li>Wie lange betr\u00e4gt die maximale Antwortzeit bei Kunden-E-Mails (f\u00fcr beide Seiten)?<\/li>\n\n\n\n<li>Wer auf Kundenseite ist f\u00fcr die (externe) Freigabe zust\u00e4ndig?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div style=\"width:100%;height:0;padding-bottom:75%;position:relative;\"> <div class=\"brlbs-cmpnt-container brlbs-cmpnt-content-blocker brlbs-cmpnt-with-individual-styles\" data-borlabs-cookie-content-blocker-id=\"default\" data-borlabs-cookie-content=\"PGlmcmFtZSBzcmM9Imh0dHBzOi8vZ2lwaHkuY29tL2VtYmVkL2pVRkJrS0RWb1VKQmFKcnRwTiIgd2lkdGg9IjEwMCUiIGhlaWdodD0iMTAwJSIgc3R5bGU9InBvc2l0aW9uOmFic29sdXRlIiBmcmFtZUJvcmRlcj0iMCIgY2xhc3M9ImdpcGh5LWVtYmVkIiBhbGxvd0Z1bGxTY3JlZW4+PC9pZnJhbWU+\"><div class=\"brlbs-cmpnt-cb-preset-a\"> <p class=\"brlbs-cmpnt-cb-description\">Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von <strong>Standard<\/strong>. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.<\/p> <div class=\"brlbs-cmpnt-cb-buttons\"> <a class=\"brlbs-cmpnt-cb-btn\" href=\"#\" data-borlabs-cookie-unblock role=\"button\">Inhalt entsperren<\/a> <a class=\"brlbs-cmpnt-cb-btn\" href=\"#\" data-borlabs-cookie-accept-service role=\"button\" style=\"display: none\">Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren<\/a> <\/div> <a class=\"brlbs-cmpnt-cb-provider-toggle\" href=\"#\" data-borlabs-cookie-show-provider-information role=\"button\">Weitere Informationen<\/a> <\/div><\/div><\/div><p><a href=\"https:\/\/giphy.com\/gifs\/prettydudesweb-labelle-release-yourself-sarah-dash-jUFBkKDVoUJBaJrtpN\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">via GIPHY<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Auch hier erleichtern die richtigen Tools die Arbeit ma\u00dfgeblich. Entscheidend ist, dass dein Team die M\u00f6glichkeit hat, die <strong>Kommunikation untereinander und idealerweise mit KundInnen in der Software abzuwickeln<\/strong>.<\/p>\n\n\n\t\t\n\t\t\t<div class=\"wp-block-advice\">\n\t\t\t\t<div class=\"advice__inner\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"advice__text text text-rich\">\n\t\t\t\t\t\t\n\n<p><em>Tipp: KundInnen f\u00e4llt ein Feedback auf Entw\u00fcrfe f\u00fcr Social-Media-Posts oft leichter, wenn sie eine Vorschau zu Gesicht bekommen und sich vorstellen k\u00f6nnen, wie Inhalte in der freien Wildbahn aussehen. Mit Bildern und Textzeilen in einem Word-Dokument ist das schwierig.<\/em><\/p>\n\n\t\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">4. R\u00fcckfragen im Community Management schnell beantworten<\/h2>\n\n\n\n<p>Um h\u00e4ufig auftauchende <strong>R\u00fcckfragen im Community Management schnell und effizient zu beantworten,<\/strong> bieten sich folgende Ma\u00dfnahmen an:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Lege Textbausteine an. Das geht in einem Excelsheet, aber auch direkt als Antwortvorlagen in Social-Media Kan\u00e4len wie Facebook oder manchen <a href=\"https:\/\/swat.io\/de\/verwalten\/social-media-management\/\" data-type=\"URL\" data-id=\"https:\/\/swat.io\/de\/verwalten\/social-media-management\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Social-Media-Management-Tools<\/a>. Achte aber darauf, Antworten nicht einfach zu kopieren beziehungsweise komplett zu automatisieren. Wenn Community-Mitglieder merken, dass sie exakt dieselbe Antwort erhalten wie der User vor ihnen, f\u00fchlen sie sich schnell nicht wertgesch\u00e4tzt.\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Binde Verantwortliche im Social-Media-Tool ein. Sie k\u00f6nnen entweder direkt antworten oder eine interne Notiz mit Informationen hinterlassen.\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Um den \u00dcberblick \u00fcber offene Fragen zu behalten, kannst du in Projektmanagement-Tools Tasks mit Link zur Frage auf Social Media anlegen.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">5. Reports effizient gestalten<\/h2>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/swat.io\/wp-content\/uploads\/2021\/11\/social-media-prozesse-agenturen-reporting-1080x717.jpg\" alt=\"Social Media Prozesse Agenturen: Reporting\" class=\"wp-image-21646\"\/><\/figure>\n<\/div>\n\n\n<p>Ein wichtiger Bestandteil der Arbeit in Social-Media-Agenturen sind<strong> regelm\u00e4\u00dfige Reports<\/strong>.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Auch diese lassen sich effizienter gestalten:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Verwende Templates f\u00fcr verschiedene Empf\u00e4nger, Themen und Zielsetzungen.\u00a0<\/li>\n\n\n\n<li>Nutze Tools, die die ben\u00f6tigten Daten bereitstellen und dir erm\u00f6glichen, sie visuell aufzubereiten. So musst du nicht von einem Tool zum n\u00e4chsten springen.<\/li>\n\n\n\n<li>Konzentriere dich auf Daten, die f\u00fcr KundInnen und ihre Zielsetzungen relevant sind.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Achte darauf, dass deine Reports nicht nur aussagekr\u00e4ftig, sondern auch verst\u00e4ndlich sind. Eine <strong>gute Lesbarkeit, die Hervorhebung wichtiger Informationen und das Weglassen langer Textpassagen<\/strong> sorgen daf\u00fcr, dass Wesentliches sofort ins Auge sticht und Empf\u00e4nger mehr Freude an deinem Report haben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">6. KundInnen onboarden<\/h2>\n\n\n\n<p>Durch ein gutes Onboarding schaffst du die <strong>Basis f\u00fcr eine erfolgreiche Zusammenarbeit<\/strong>. Das bedeutet vor allem, wichtige Informationen zu sammeln.<\/p>\n\n\n\n<p>Dazu geh\u00f6ren je nach Projekt:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Genaue Zielsetzungen des Kunden\/der Kundin<\/li>\n\n\n\n<li>Informationen \u00fcber die Zielgruppe<\/li>\n\n\n\n<li><a class=\"rank-math-link\" href=\"https:\/\/swat.io\/de\/wiki\/social-customer-relationship-management\/\">CRM<\/a>-Informationen<\/li>\n\n\n\n<li>Anmeldedaten f\u00fcr Social-Media-Konten<\/li>\n\n\n\n<li>Verf\u00fcgbares Budget<\/li>\n\n\n\n<li>Vorhandener Content, den du vielleicht f\u00fcr deine Arbeit verwenden kannst\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Ein systematisches Onboarding erleichtern <strong>Onboarding-Formulare<\/strong>, die KundInnen in Ruhe ausf\u00fcllen k\u00f6nnen. Manche Agenturen verwenden erfolgreich Onboarding-Funnel mit eigenen Landingpages und Videos, die KundInnen zum Beispiel zeigen, wie sie ihre Social-Media-Kan\u00e4le mit den Konten der Agentur verkn\u00fcpfen. Auf diese Art steigen die Chancen, dass ihr euch im Kickoff-Meeting auf das Wesentliche konzentrieren k\u00f6nnt.<\/p>\n\n\n\t\t\n\t\t\t<div class=\"wp-block-advice\">\n\t\t\t\t<div class=\"advice__inner\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"advice__text text text-rich\">\n\t\t\t\t\t\t\n\n<p><em>Tipp: Nutze das Onboarding auch, um Erwartungshaltungen zu definieren und zum Beispiel dar\u00fcber zu informieren, zu welchen Zeiten dein Team wie erreichbar ist, welche Leistungen der Auftrag genau beinhaltet und wie lange Feedback dauert. Auf diese Art beugst du Missverst\u00e4ndnissen und Konflikten vor.<\/em><\/p>\n\n\t\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t\n\t\t\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">7. Neue KollegInnen onboarden<\/h2>\n\n\n\n<p>Es gibt einen Neuzugang in deiner Agentur oder in deinem Projekt? Stelle f\u00fcr den\/die KollegIn eine <strong>Sammlung an Posts und Community-Management-Tickets <\/strong>zusammen. So lassen sich grundlegende Elemente wie Tonalit\u00e4t oder Bildsprache hervorragend veranschaulichen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">8. Laufend Feedback zu Prozessen einfordern<\/h2>\n\n\n\n<div style=\"width:100%;height:0;padding-bottom:75%;position:relative;\"> <div class=\"brlbs-cmpnt-container brlbs-cmpnt-content-blocker brlbs-cmpnt-with-individual-styles\" data-borlabs-cookie-content-blocker-id=\"default\" data-borlabs-cookie-content=\"PGlmcmFtZSBzcmM9Imh0dHBzOi8vZ2lwaHkuY29tL2VtYmVkL2FNekZRN25VTHJndUEiIHdpZHRoPSIxMDAlIiBoZWlnaHQ9IjEwMCUiIHN0eWxlPSJwb3NpdGlvbjphYnNvbHV0ZSIgZnJhbWVCb3JkZXI9IjAiIGNsYXNzPSJnaXBoeS1lbWJlZCIgYWxsb3dGdWxsU2NyZWVuPjwvaWZyYW1lPg==\"><div class=\"brlbs-cmpnt-cb-preset-a\"> <p class=\"brlbs-cmpnt-cb-description\">Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von <strong>Standard<\/strong>. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.<\/p> <div class=\"brlbs-cmpnt-cb-buttons\"> <a class=\"brlbs-cmpnt-cb-btn\" href=\"#\" data-borlabs-cookie-unblock role=\"button\">Inhalt entsperren<\/a> <a class=\"brlbs-cmpnt-cb-btn\" href=\"#\" data-borlabs-cookie-accept-service role=\"button\" style=\"display: none\">Erforderlichen Service akzeptieren und Inhalte entsperren<\/a> <\/div> <a class=\"brlbs-cmpnt-cb-provider-toggle\" href=\"#\" data-borlabs-cookie-show-provider-information role=\"button\">Weitere Informationen<\/a> <\/div><\/div><\/div><p><a href=\"https:\/\/giphy.com\/gifs\/popkey-feedback-client-aMzFQ7nULrguA\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">via GIPHY<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Um Prozesse zu optimieren, binde KundInnen mit ein. Frage sie, ob es <strong>Prozesse gibt, die sie verbesserungsw\u00fcrdig finden<\/strong>. Vielleicht gibt es konkrete Vorschl\u00e4ge? Manchmal wollen KundInnen auch weniger stark an Prozessen beteiligt werden. Das spart Zeit und gibt Ressourcen frei.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Optimierte Prozesse lassen mehr Zeit f\u00fcr das Wesentliche<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein bisschen Chaos kann sympathisch sein. In der Agenturarbeit f\u00fchrt es schnell zu Missverst\u00e4ndnissen, Konflikten und im schlimmsten Fall dazu, dass KundInnen sich abwenden und nicht wiederkommen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Auf der anderen Seite tragen effiziente Social-Media-Prozesse dazu bei, dass sich <strong>dein Team auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren kann<\/strong>. Das sind meistens auch die Dinge, die mehr Spa\u00df machen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\t\t\n\t\t\t<div class=\"wp-block-advice\">\n\t\t\t\t<div class=\"advice__inner\">\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<div class=\"advice__text text text-rich\">\n\t\t\t\t\t\t\n\n<p><em>Swat.io ist das perfekte Social-Media-Management-Tool f\u00fcr Agenturen, die mit vielen Kunden und Projekten jonglieren \u2013 dank Funktionen wie einem umfangreichen Redaktionsplan, zentraler Ticket Inbox und Automatisierungen. 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