23. September 2026 Externe Freigaben 2.0: Noch mehr Steuerung
Vor Kurzem haben wir externe Freigaben gestartet, damit Posts von Kund:innen, Legal oder anderen Fachabteilungen freigegeben werden können, ganz ohne dass sie einen Swat.io-Login brauchen. Seitdem hast du uns viel Feedback gegeben, vor allem zu einem Thema: Du willst genauer steuern, wer freigeben darf und wann ein Post wirklich als freigegeben gilt. Ab jetzt hast du genau diese Kontrolle. Fünf Verbesserungen machen aus der ersten Version einen Freigabeprozess, den du bis ins Detail steuerst.
So funktioniert’s
Hier gibt’s jetzt auch verschiedene Rollen für Reviewer:innen. 🎉
Bisher konnte jede externe Person, die du hinzugefügt hast, einen Post freigeben. Jetzt legst du beim Hinzufügen pro Person eine Rolle fest:
- Kann Freigeben: Posts ansehen, kommentieren und freigeben.
- Nur Kommentieren: Posts ansehen und kommentieren, aber nicht freigeben. Der Freigeben-Button ist für diese Personen ausgeblendet.
So holst du zum Beispiel Legal oder eine:n Vorgesetzte:n dazu, damit sie Input geben können, aber eben ohne Freigabe-Hoheit. Diese Rollen, sowie die Liste an Reviewer:innen, kannst du jederzeit ändern.
Reviewer gezielt pro Post zuweisen
Bisher sahen alle Reviewer:innen deines Workspaces jeden Post, den du zur Freigabe geschickt hast. Jetzt wählst du beim Verschicken aus, wer diesen konkreten Post sehen soll, für einen einzelnen Post genauso wie für mehrere auf einmal. Nur die zugewiesenen Personen sehen den Post im Portal, bekommen die E-Mail-Benachrichtigung, und nur ihre Entscheidungen zählen.
Auf einen Blick sehen, wer schon freigegeben hat
Vorher musstest du erst ins Portal, um zu sehen, wie eine Freigabe steht. Jetzt siehst du das direkt am Post: im Composer, in der Listen- und in der Kalenderansicht. Du erkennst pro Reviewer:in mit E-Mail und Status, wer schon freigegeben hat und wer noch offen ist. Die Übersicht erscheint, sobald die erste Person reagiert hat.
Außerdem siehst du auch in der Kalender-Übersicht anhand des kleinen User-Icons, welche Posts bereits freigegeben wurden.
Freigeben oder ablehnen: Reviewer:innen mit Freigaberecht entscheiden, wann der Post durch ist
Das ist die größte Änderung gegenüber der ersten Version. Vorher wechselte ein Post schon auf „Extern freigegeben“, sobald eine einzige Person ihn freigegeben hatte. Jetzt läuft es kontrollierter:
- Jede einzelne Freigabe wird weiterhin erfasst und gezählt.
- Der Gesamtstatus des Posts bleibt aber auf „Ausstehend“, bis ihn jemand bewusst auf „Freigegeben“ oder „Abgelehnt“ setzt.
- Neu ist damit auch, dass ein Post aktiv abgelehnt werden kann, nicht nur freigegeben.
- Nur wenn wirklich alle Reviewer:innen einzeln freigegeben haben, springt der Status automatisch auf „Freigegeben“.
Eine einzelne frühe Zustimmung markiert einen Post also nicht mehr vorschnell als fertig. Du bestimmst, wann genug Zustimmung zusammengekommen ist.
Das bleibt gleich: Der Status in Swat.io bleibt weiterhin auf „vorgeschlagen“, auch wenn er im Portal bereits final freigegeben wurde.
Posts aus der Freigabe zurückziehen oder Prozess neu starten
Bisher blieb ein einmal verschickter Post in der Warteschlange. Jetzt holst du ihn wieder heraus, wenn du ihn versehentlich verschickt hast, ihn noch überarbeiten willst oder das Team entschieden hat, ihn nicht zu veröffentlichen. Das geht über das Aufklapp-Menü am „Ext. Freigabe“-Button, solange der Post schon verschickt wurde und sein geplantes Datum nicht in der Vergangenheit liegt. Die bisher gesammelten Freigaben werden dabei zurückgesetzt und die Reviewer:innen automatisch per E-Mail informiert. Deine komplette Historie im Aktivitätslog bleibt erhalten.
Ähnlich funktioniert es auch, wenn ein Freigabeprozess neu gestartet werden soll, beispielsweise, weil der Beitrag komplett überarbeitet wurde. Dazu klickst du im selben Dropdown-Menü einfach „Review neu starten“.
Achtung: Externe Freigaben sind nur in den Paketen Custom und Agency verfügbar.
Gut zu wissen
- Nur Kommentieren zählt nicht in die Freigabe: Personen mit Nur-Kommentieren-Rolle tauchen nicht im Freigabe-Zähler auf und werden nicht als Freigebende gewertet.
- Freigeben veröffentlicht weiterhin nicht automatisch: Auch ein Post im Status „Freigegeben“ wird nicht von allein veröffentlicht. Das Veröffentlichen bleibt ein eigener Schritt in Swat.io, den du selbst auslöst.
- Zurückziehen oder neu starten löscht keine Historie: Beim Zurückziehen oder Neustart werden nur die gesammelten Freigaben zurückgesetzt. Jeder Eintrag im Aktivitätslog bleibt vollständig erhalten.
Dein Vorteil
Du entscheidest jetzt, wer bei einer Freigabe mitreden kann, wer absegnen darf und wer welchen Post überhaupt zu sehen bekommt. Und wenn sich etwas ändert, ziehst du einen Post mit zwei Klicks aus der Freigabe zurück.
Aus „irgendwer hat freigegeben“ wird ein Prozess, den du steuerst: die richtigen Leute mit den richtigen Rechten am richtigen Post, ein klares Ja oder Nein und der volle Verlauf jederzeit nachvollziehbar. Besonders wertvoll für Agenturen und für Teams in regulierten Branchen und im öffentlichen Sektor, die jede Freigabe belegen müssen.
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