Post-Freigaben ohne Swat.io-Login dank externen Freigaben

Bisher lief die Freigabe von Posts durch Kund:innen, Legal oder andere Fachabteilungen über E-Mails, Tabellen, Screenshots oder Google Sheets. Das Feedback hast du danach von Hand zurück in Swat.io kopiert. Jede Runde kostet Zeit, und die Übersicht darüber, wer was wann freigegeben hat, geht dabei schnell verloren.

Ab jetzt holst du Freigaben direkt in Swat.io ein – ohne dass deine Freigebenden ein Login brauchen. Externe geben deine Posts über ein geteiltes Portal frei, und ihre Entscheidungen und Kommentare landen automatisch in Swat.io.

So funktioniert’s

Freigebende hinzufügen:

Öffne oben rechts in der Sidebar im Kalender „Externe Freigabe“ und trag die E-Mail-Adressen deiner Reviewer:innen ein. Sie brauchen weder einen bezahlten Swat.io-Account, noch ein Passwort. Sobald der erste Post in der Liste landet, bekommen sie den Zugang per Mail zugeschickt.

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Posts zur Freigabe schicken:

Wähle im Kalender einen oder mehrere Posts per Häkchen aus und schick sie über den Button „Ext. Freigabe“ oberhalb in die Freigabe-Liste. Alternativ gibst du einen einzelnen Post direkt im Composer über denselben Button frei. Außerdem findest du in der Sidebar ganz unten auch den Button zum Freigabe-Portal. Diesen Link kannst du kopieren und auch auf diese Weise weiterleiten.

Im Portal freigeben:

Deine Freigebenden öffnen den Link, bestätigen einmal ihre E-Mail-Adresse und sehen dann alle Posts, die eine Freigabe brauchen oder haben. Die Posts werden als Vorschau angezeigt und es bestehen dann 2 Möglichkeiten

Freigeben: mit einem Klick auf „Freigabe“.
Kommentieren: Eine Rückfrage oder einen Änderungswunsch direkt beim Post hinterlassen.

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Die Posts sind nach Datum sortiert. Über die Tabs „Warte auf Freigabe“ und „Freigegeben“ behalten deine Reviewer:innen den Überblick, was noch offen ist und was schon erledigt.

Im Gespräch bleiben:

Rückfragen klärst du direkt am Post, ohne in ein anderes Tool zu wechseln. Kommentare aus dem Portal erscheinen im Aktivitätslog in Swat.io, und deine Antworten gehen zurück ins Portal. Auch hierfür erhalten Freigabeberechtigte eine Benachrichtigung per Mail. Im Activity Log trennst du zwischen internen Notizen, die nur dein Team sieht, und externen Nachrichten, die im Portal sichtbar sind.

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Den Status im Blick behalten:

Gibt die erste Person frei, wechselt der Sub-Status des Posts auf „Extern freigegeben“. Jede Freigabe und jeder Kommentar wird mit Zeitstempel im Aktivitätslog protokolliert. So hast du jederzeit einen vollständigen, nachvollziehbaren Freigabe-Verlauf direkt beim Post.

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Achtung: Externe Freigaben sind nur in Custom und Agency Paketen verfügbar.

Gut zu wissen

Eine Freigabe veröffentlicht den Post nicht: Sie ändert den eigentlichen Status deines Posts in Swat.io nicht und löst keine automatische Veröffentlichung aus. Das Veröffentlichen steuerst du weiterhin selbst als eigenen Schritt.
Nur Workspace Manager richten Freigaben ein: Approver:innen können ausschließlich Workspace Manager hinzufügen. Um einen Post in die Freigabe-Liste zu geben, brauchst du die volle Berechtigung für diesen Post.
Bis zu 10 externe Freigabeberechtigte: Im Portal siehst du alle Approver-Icons. Fahr mit der Maus über ein Icon, um zu sehen, wer bereits freigegeben hat.
Freigabe-Links laufen nach 7 Tagen ab: Ist ein Link abgelaufen, fordert deine Reviewer:in über ein kurzes Formular einen neuen an.

Dein Vorteil

Deine Kund:innen und Stakeholder:innen geben Posts frei, ohne dass du für jede Person einen Account brauchst. Statt Feedback aus E-Mails, PDFs und Tabellen von Hand zusammenzusuchen, hast du alles an einem Ort: Vorschau, Freigabe und Diskussion direkt am Post. Und weil jede Entscheidung mit Zeitstempel im Aktivitätsprotokoll liegt, kannst du jederzeit belegen, wer was wann freigegeben hat und nichts geht mehr unter. Das ist besonders wertvoll für Teams in regulierten Branchen, Agenturen und im öffentlichen Sektor.