Swat.io is a Software-as-a-Service product that supports marketers in Social Media Publishing and Community Management. We are proud to be an independent and self-financed product-led company and hence focus on building a product that users actually love.
With our Social Media Management tool, we enable, among others, NGOs, Newspapers, and Public Transportation Services, to manage their Social Media channels in one place
Today, our goal is to reach a 10 million ARR, all while prioritizing quality over quantity, bringing exceptional team members aboard, and fostering a remarkable culture. Revenue follows quality - not the other way around.
Head of Customer Support | 30 - 38.5 hours | SaaS | Hybrid
Who we are:
Who you are:
As our Head of Customer Support, you will be responsible for the entire Customer Support, leading your 4-person team. You will ensure that we maintain high customer satisfaction while continuously evolving the team to keep it future-ready.
The role is 50 % hands-on and 50 % strategic. You roll up your sleeves and pitch in when necessary. At the same time you envision how a modern support team can look in 2024 and beyond and make things happen.
As part of Swat.io’s leadership team, you will work closely with the other team leads and the management board, sharing responsibility for the overall success of the company and driving Swat.io's strategy forward together.
Purpose of the role
You not only implement the strategy but also continuously evaluate and enhance it, aligning it with agile product development, market changes, and technological advancements to build the support team of the future.
Besides that you also:
- Take responsibility for the team, guiding its daily operations, taking on tasks yourself if necessary, and fostering the team members’ development
- Provide support on complex issues and challenging cases and monitor key performance indicators (KPIs) of the support team and respond proactively to emerging challenges
- Work closely with other team leads, integrating the support team with other teams
- Collaborate closely with the leadership team to shape and contribute actively to the company's strategic development
Are you ready for this?
- You bring several years of experience and a passion for Customer Support
- You have prior experience in team leadership and understand the challenges of a leadership role
- You are familiar with the agile environment of the SaaS world and the usual structures and processes in companies like ours
- You can keep a cool head even under pressure
- You are a performance-oriented agile thinker who drives innovation and brings ideas on how Customer Support at Swat.io can look in the future and best contribute to the company's success
- You are a team player with hands-on qualities
- You are fluent in both German and English.
Unfortunately, we cannot proceed with your application if your German language skills are not fluent, due to the high number of German-speaking customers and the support provided in German.
Don’t worry if you don't meet all qualifications. If this opportunity catches your eye and you are passionate about the field of work, we are happy to receive your application. Team fit is as important to us as having the right skills - if we both think we are a good match, we will find a solution and grow together.
Our stack/How we work:
80% of customer support occurs online (Intercom chat, email), while 20% is conducted via phone/video conferencing.
We provide customer support in German and English through shift work and on-call availability, whether remote or in-office.
Strong communication with other team leads and close collaboration with other teams (Development, Product, Marketing, Sales, People, and Operations), regardless of remote or office settings, are essential.
The entire Swat.io team uses advanced tools like Google Suite & Linear and communicates extensively via Slack, Around & Co., reflecting our remote-first culture.
What you’ll find:
- Hybrid work mode: You can comfortably work remotely and/or from our Vienna office. Whatever works best for you.
- Monthly Team Lead/Management meetings might take place in the office
- An exciting area of responsibility with high autonomy and room for personal growth
- Space for your own ideas and improvements to our product
- Generous annual educational budget
- We support family leave for all parents and guarantee your job upon your return
- Top-notch MacBook Pro
- First-class equipment for your home or office workspace, with perfect access to public transport (U4, U6) and the Vienna bike network (Vienna, Austria)
- We offer a full-time position with an annual gross salary starting at EUR 65,000 (for 38.5 hours/week). We will discuss your final salary and an additional performance-based bonus depending on your profile and skills.
- Team activities, internal knowledge sharing, and company events where all Swaties from around the world come together and celebrate
- If you work in Austria, we support an annual pass for public transportation (Vienna Lines) or a part of the climate ticket
- The preferred starting date is asap, but we are ready to wait for our perfect candidate 😉
What you won’t find at Swat.io:
Annoying micro-management
Office politics
Lengthy coordination and approval processes
Monotonous tasks and boring work
Egos and bullshit
Our process:
Your contact people are Verena, our COO/CFO and direct manager for this role, and Jane, our People & Culture Manager.
We have the following steps:CV screening & short call with Jane -> "Get to Know Us" interview with Verena & Jane -> Team interview(s) -> Assessment + meeting the team -> Meeting our Management Board -> Offer & Open questions > Happy Start with us
If you have questions about us and our culture, our Team, or our recruiting process, check out our company page.
Meet Your Team
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Warum auch du Teil des Swat.io-Teams werden solltest
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Außergewöhnliche Menschen
Durchstarter:innen und Anpacker:innen
Flexible
Arbeitszeiten
Budget für Aus- und Fortbildung
Familienfreundlich
Hybrides Arbeitsmodell
Team-Aktivitäten
Ein Herz für die Umwelt
Häufig gestellte Fragen
Wie soll meine Bewerbung aussehen?
Unsere Stellenausschreibung hat dein Interesse geweckt? Das ist großartig! Wir freuen uns darauf, mehr über dich zu erfahren. Zeig uns, wer du bist – für uns zählt deine Persönlichkeit und wie gut du in unser Team passt.
Bitte klicke auf den Link in der Stellenanzeige, um deinen CV hochzuladen, und schildere uns in deinen eigenen Worten, warum du Teil unserer Swat.io-Crew sein möchtest.
Du kannst uns auch gerne ein Video und/oder Arbeitsproben schicken. In unserer Bewerbungsplattform kannst du beim Hochladen deiner Unterlagen ein Video aufnehmen. Du kannst dein Video auch auf Google Drive oder Youtube hochladen und den Link mit uns teilen.
Soll ich meine Bewerbung auf Englisch oder Deutsch verfassen?
Wir sind ein internationales Team und sprechen Englisch in unserem Unternehmen – einige Positionen erfordern jedoch verhandlungssichere Deutschkenntnisse (z. B. Positionen im Kundensupport, Marketing- und Vertriebsteam). Daher schick uns deine Bewerbung für solche Stellen bitte in deutscher Sprache. Als Faustregel gilt: Verfasse deine Bewerbungsunterlagen in der Sprache der jeweiligen Stellenanzeige.
Wie geht es weiter, nachdem ich meine Bewerbung geschickt habe?
- Nach Erhalt deiner Bewerbungsunterlagen melden wir uns innerhalb einer Woche bei dir. Auch wenn die Jobbeschreibung auf Deutsch ist, sei bitte nicht überrascht, wenn wir dich auf Englisch kontaktieren, da Englisch unsere Unternehmenssprache ist.
- Das Bewerbungsgespräch: Während eines 60-minütigen Videotelefonats triffst du deine:n zukünftige:n Team Manager:in und deine:n People Manager:in und wir lernen uns ein wenig besser kennen.
- Ausführliches Gespräch / Probetag: Bei einigen Stellen bekommst du vorab Fragen und Aufgaben von uns, die du bitte für das Bewerbungsgespräch vorbereitest. Du lernst mehrere Kolleginnen und Kollegen aus unserem Team kennen, arbeitest mit ihnen an Aufgaben, die Teil deiner potenziellen zukünftigen Position sind, und erhältst tiefe Einblicke in unsere Arbeitsweise. Im Zuge dessen oder im Anschluss daran triffst du auch unseren CEO Johannes zu einem Gespräch.
- Angebot: Wenn du uns mit deiner fachlichen und sozialen Kompetenzen überzeugt hast und wir denken, dass du perfekt in unser Team passt, bekommst du ein Angebot von uns, das hoffentlich zur Vertragsunterzeichnung führt.
- Herzlich willkommen in unserem Team! Wir stellen dir alle Vertragsunterlagen zur Verfügung und beginnen mit den Vorbereitungen für dein Onboarding. Dein persönlicher Buddy wird dich von Anfang an begleiten, damit du dich bei uns willkommen fühlst und vom ersten Tag an unsere Werte verinnerlichst!
Wann kann ich mit einer Antwort rechnen und wie lange dauert das Einstellungsverfahren?
Im Schnitt dauert es von der Bewerbung bis zur Vertragsunterzeichnung rund eineinhalb Monate. Wenn du schnell eine Rückmeldung brauchst, informiere uns bitte gleich zu Beginn, damit wir entsprechend planen können. Meistens entscheiden wir uns so schnell wie möglich. Es ist uns aber sehr wichtig, unsere Stellen bestmöglich zu besetzen.
Gibt es Vor-Ort-Meetings oder Vorstellungsgespräche im Swat.io-Büro?
Die meisten unserer Team-Mitglieder arbeiten remote, einige kommen regelmäßig ins Büro. Manche Teams treffen sich für Aktivitäten wie Brainstorming-Sessions, Co-Working, um sich besser kennen zu lernen oder zu einem ungezwungenen After-Work.
Bewerber:innen bieten wir an, eine der Bewerbungsrunden im Büro abzuhalten. Das kann etwa das Assessment sein, ein Treffen mit dem Team oder um Equipment abzuholen. Es gibt immer die Möglichkeit, einige deiner (künftigen) Kolleg:innen persönlich zu treffen.
Ich wurde zu einem Vorstellungsgespräch per Video eingeladen. Wie kann ich mich darauf vorbereiten?
Wir planen die meisten unserer Videoanrufe mit Google Meet, Zoom oder Around. Sorge dafür, dass du mit dem Tool vertraut bist, wenn du es noch nie benutzt hast. Achte darauf, dass die Internetverbindung zuverlässig funktioniert, und überprüfe dein Mikrofon/die Lautsprecher.
Welche Sprache wird im Unternehmen gesprochen?
Mit Mitarbeiter:innen aus über 12 Ländern sind wir sehr international. Aus diesem Grund ist unsere Unternehmenssprache Englisch und die gesamte interne Kommunikation läuft auf Englisch. Da jedoch der Großteil unserer Kunden deutschsprachig ist, arbeiten einige Teams in deutscher Sprache, zum Beispiel in den Abteilungen Finance & Operations, Marketing, Sales und im Support-Bereich. Ansonsten kommuniziert man auch dort auf Englisch.
Mehr Informationen über unsere Kultur
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„Come as you are“ und glaub an dich!
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Bei Fragen wende dich an unsere People Managerin Jane Trishina.
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