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“Mit Swat.io habe ich einen sehr guten visuellen Überblick über Social Media.”

Medizinische Universität Wien
Raffaela Löbl ist Teil der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit der MedUni Wien und vorrangig für Social Media Management zuständig. Sie erzählt, wie sie die verschiedenen Facetten der Universität erlebbar macht und wie Swat.io die Contentplanung erleichtert.
Medizinische Universität Wien: Forschung
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Über die MedUni Wien

Die Medizinische Universität Wien ist eine der traditionsreichsten medizinischen Ausbildungs- und Forschungsstätten Europas. Mit rund 8.000 Studierenden ist sie heute die größte medizinische Ausbildungsstätte im deutschsprachigen Raum. Mit 6.000 Mitarbeiter:innen, 30 Universitätskliniken und zwei klinischen Instituten, 13 medizintheoretischen Zentren und zahlreichen hochspezialisierten Laboratorien zählt sie auch zu den bedeutendsten Spitzenforschungsinstitutionen Europas im biomedizinischen Bereich. Die MedUni Wien besitzt mit dem Josephinum auch ein medizinhistorisches Museum. Die Abteilung Öffentlichkeitsarbeitet verantwortet die Kommunikation für alle Bereiche der MedUni.

“Gesichter vor” in Forschung und Lehre

Ziel der MedUni auf Social Media ist es, Forschung, Lehre und Klinik zu präsentieren. Themen sind unter anderem aktuelle wissenschaftliche Studien, Auszeichnungen für Forscher:innen oder Einblicke in den Studienalltag. Dabei werden statt Stockfotos echte Studierende und Mitarbeitende vor den Vorhang geholt. Das Team arbeitet viel mit Storytelling, oft mit Video-Content und einem Fokus darauf, was die Menschen und Themen hinter der MedUni ausmacht.

Wichtig für das Team ist, zielgruppengerecht zu kommunizieren. Die MedUni spricht von Studienanfänger:innen über Ärzt:innen und Forscher:innen bis zur interessierten Öffentlichkeit diverse Zielgruppen an. Diese interessieren sich für unterschiedliche Aspekte und sind auf verschiedenen Plattformen unterwegs.

Medizinische Universität Wien: Lehre
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67.293

Fans und Follower über Kanäle hinweg
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12 Kanäle

werden in Swat.io verwaltet
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149 Posts und Stories

werden durchschnittlich pro Monat veröffentlicht

Gute Content-Prozesse für einen umfangreichen Themen-Pool

Innerhalb der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit ist der Bereich Social Media an die allgemeine Redaktion gekoppelt, die Themen für die unterschiedlichen internen und externen Kanäle der MedUni aufbereitet. Das Team muss entscheiden, wie die Inhalte auf sozialen Netzwerken präsentiert werden könnten oder ob sie sich doch besser für Newsletter oder Website eignen. Spannende Themen gibt es auf der MedUni unzählige, die Herausforderung im Social Media Management ist, Themen zu filtern und zielgruppengerecht zu präsentieren. Inhalte müssen für Social Media immer gesondert aufbereitet werden und dafür muss ein guter Fluss gefunden werden mit Prozessen, die funktionieren. Beispiel sind etwa Contentserien wie das Corona-Q&A-Format “#expertcheck” oder “Researcher of the Month”.

Für optimale Workflows wurde ein Corporate Design Guide für Social Media ausgearbeitet. Darin ist etwa festgelegt, wie ein Event auf den verschiedenen Kanälen gepostet werden muss oder in welchen Formaten Fotos geteilt werden sollen. Für eine einfache Umsetzung des gesamten Social Media Managements hat sich die MedUni Wien entschieden, Swat.io einzusetzen.

Medizinische Universität Wien: Universitätscampus

Optimale Übersicht und klare Zuständigkeiten

Raffaela Löbl kümmert sich um das Social Media Managment an der MedUni. Swat.io erleichtert ihr die tägliche Arbeit, in erster Linie mit dem zentralen Content Kalender. Hier sieht sie auf einen Blick, welche Inhalte wann zur Veröffentlichung geplant sind und wo noch Platz für neuen Content ist. 

Swat.io erleichtert außerdem Übergaben an andere Team-Mitglieder. Etwa werden Kolleg:innen eingebunden, die Videos produzieren oder auf Social Media live von Events berichten. Die Zuweisungs-Funktion erleichtert Abstimmungen mit anderen Kolleg:innen zu Inhalten von Posts und Fragen beim Community Management. Schnelligkeit ist das A&O auf Social Media. Im Community Management sieht Raffaela Löbl neue Nachrichten übersichtlich in der Swat.io Inbox und kann direkt darauf antworten. Bei fachlichen Fragen kann sie Expert:innen verlinken und direkt im Tool Feedback einholen. Alle Zuständigkeiten sind somit immer eindeutig. Auch bei Urlaubsübergaben erleichtert Swat.io die Zusammenarbeit, da Content übersichtlich und einfach vorausgeplant werden kann.

Was Swat.io für die Medizinische Universität Wien auszeichnet

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Welche Auswirkungen spürt ihr seit der Einführung von Swat.io?

“Ich kenne Social Media Management an der MedUni Wien gar nicht ohne Swat.io. In anderen Unternehmen habe ich auch ohne Tool gearbeitet. Es ist viel angenehmer, wenn man die Inhalte nicht über das Handy posten muss. Auch die Vorschaufunktion beim Erstellen von Beiträgen ist eine große Hilfe.”
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Wem würdest du Swat.io weiterempfehlen?

“Allen, die mehr als drei Plattformen bespielen. Besonders, wenn täglich gepostet wird und man viel Content veröffentlicht. Auch wenn man Content sehr genau an Zielgruppen anpassen möchte, ist Swat.io empfehlenswert. Durch die gute Übersicht ist das sehr einfach.”

Verwendete Features

  • Zentraler Content Kalender für übersichtliche Planung
  • Zuweisen von Posts oder Tickets für einfaches Teamwork
  • Interne Kommentare zur unkomplizierten Absprache
  • Zentrale Ticket Inbox für schnelle Antworten