“Swat.io ist für uns eine riesige Hilfe zur Arbeitserleichterung.”

UNDER Lea's TRUST (ULT) wurde vor fünf Jahren gegründet und unterstützt heute über 650 Kinder durch Schulbildung in Kenia. Der Verein legt großen Wert auf Transparenz und Kommunikation, um seine Arbeit nahbar zu machen. Mit Teams in Deutschland (Fokus Fundraising, Events, Social Media) und Kenia (Fokus Gelderausgabe, Bildmaterial) ist Social Media ein essenzieller Kanal, um Inhalte zu verbreiten, Spenden zu sammeln und mit der Community in Kontakt zu treten. Das Ziel auf Social Media ist ein lockerer, persönlicher Austausch, der das Gefühl aus Kenia näherbringt, über die Arbeit informiert und auf das Crowdfunding-Projekt aufmerksam macht – und das mit einem positiven Ansatz, der lachende Kinder zeigt.

Lea Sophie Kabitzsch, Gründerin und Leiterin der Organisation, hat die Social Media Arbeit lange selbst gemacht, aber die Herausforderung bestand darin, dies neben der Leitung von zwei NGOs mit über 10 Mitarbeitern in Kenia und 16 in Deutschland zu bewältigen. Es war klar, dass ein Fokus auf Teamentwicklung und Arbeitserleichterung gesetzt werden musste, damit Lea aus der Social Media Arbeit heraustreten konnte und ein Team diese Aufgabe gut übernehmen kann.

Eine weitere große Herausforderung war die Arbeit mit ehrenamtlichen Teammitgliedern. Diese haben in der Regel ein Privatleben, Studium oder Job parallel und können nicht die Kapazität eines Vollzeitjobs aufbringen. Es brauchte eine Lösung, die es ermöglicht, vorauszuplanen und Posts dann automatisch veröffentlichen zu lassen, wenn sie fällig sind, unabhängig davon, ob das Teammitglied gerade Zeit hat oder nicht. Zuvor war es schwierig, den Überblick bei verschiedenen Kanälen zu behalten, da dies den Einsatz verschiedener Apps und die Einarbeitung in deren Besonderheiten erforderte.

Die Suche nach einem passenden Tool führte Lea auf Swat.io. Es wurden nicht viele andere Tools ausprobiert, aber Swat.io passte gut, insbesondere als das Social Media Team aufgebaut wurde und ein Tool dringend benötigt wurde. Die gute Erreichbarkeit und die Möglichkeit, Fragen im Chat zu klären, wurden von Anfang an geschätzt.

Im täglichen Einsatz nutzt das Social Media Team von UNDER Lea's TRUST Swat.io intensiv. In zweiwöchentlichen Content Meetings wird der Inhalt im Voraus geplant. Swat.io hilft enorm bei der Aufgabenverteilung innerhalb des fünfköpfigen Teams. Posts können einzelnen Personen zugewiesen werden (z.B. für Videoschnitt, dann für Caption), und automatische Benachrichtigungen reduzieren den Kommunikationsaufwand. Der Publisher bietet eine sehr hilfreiche Übersicht über alle geplanten Posts und deren Bearbeitungsstatus – man sieht sofort, auf wessen "Schreibtisch" ein Post liegt. Besonders nützlich ist die Möglichkeit, Posts zu duplizieren und direkt für verschiedene Plattformen (aktuell Instagram, TikTok, LinkedIn, und zuvor Facebook) zu erstellen, was viel einfacher ist, als jede App einzeln zu nutzen.

Auch die Funktion, im Publisher sofort zu sehen, wenn ein Post nicht veröffentlicht werden konnte und den Grund in der Historie einzusehen, ist sehr praktisch. Das Community Management über die Inbox wird grundsätzlich genutzt, aktuell aber noch nicht intensiv, da Nachrichten oft direkt auf den Plattformen beantwortet werden, insbesondere um jeden neuen Follower persönlich zu begrüßen.

Die größten Vorteile durch den Einsatz von Swat.io liegen klar in der Arbeitserleichterung und Effizienz. Durch das Tool konnte ein Social Media Team aufgebaut werden, und Lea kann Aufgaben sowie Verantwortung abgeben, was ihr spürbar mehr Ruhe verschafft. Die Postingfrequenz hat sich durch Swat.io signifikant erhöht: von sporadischen Posts, die Lea nebenbei erledigte, auf regelmäßige, geplante Veröffentlichungen zweimal pro Woche. Dies ermöglichte es, mehr geplante Inhalte und Themen zu integrieren, darunter auch kreative Ideen wie deutsch-kenianische Feiertage. Die Community profitiert, indem sie das Gefühl hat, näher am Verein zu sein und diesen besser erreichen zu können. Obwohl das Follower-Wachstum, bedingt durch die Natur als NGO und politische Themen, eher langsam verläuft, sind die gewonnenen Follower sehr interessiert und engagiert. Swat.io ist für diesen Sprung nach vorne unerlässlich.

UNDER Lea's TRUST würde Swat.io definitiv weiterempfehlen. Besonders für Unternehmen und Teams, die sich gerade im Aufbau befinden, ist das Tool aufgrund seiner einfachen Bedienung und klaren Strukturen sehr hilfreich, um schnell mit dem Posten und der Interaktion beginnen zu können, anstatt sich lange in Tools einarbeiten zu müssen. Auch für Selbstständige oder Einzelpersonen, die viel parallel machen müssen, kann Swat.io wie ein unterstützendes Teammitglied fungieren und die Zeitersparnis durch Planung und automatische Veröffentlichung ist enorm wertvoll. Nicht zuletzt ist es eine klare Empfehlung für andere gemeinnützige Organisationen.