Automations Swat.io

Feature Update März: Wie die neuen Automatisierungen deine Arbeit erleichtern

Heute darf ich dir eine neue Swat.io Funktion vorstellen, die unseren EntwicklerInnen in den letzten Monaten einiges abverlangt hat – und dir dafür künftig einiges erleichtern wird. Automatisierungen ermöglichen es dir, bestimmte Arbeitsschritte in Swat.io automatisch auszuführen. Du kannst sie selbst in wenigen Schritten anlegen und dabei zusehen, wie sich deine Arbeit ab sofort (fast) von selbst erledigt. 😉

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Ich zeige dir am besten gleich einige einfache Beispiele, die veranschaulichen, was mit Automatisierungen in Swat.io möglich ist.

Automatisierung: Alle Kommentare als neutral markieren

Viele unserer Kunden versehen fleißig alle eintrudelnden Kommentare mit einem Sentiment, um daraus später ein Stimmungsbild der eigenen Community zu erhalten. Wir wurden schon öfter gefragt, ob es möglich ist, alle neuen Kommentare und Beiträge automatisch mit einem neutralen Sentiment zu versehen, sodass nur mehr positive und negative Markierungen händisch vergeben werden müssen. Mit Automatisierungen ist das ganz einfach möglich!

In den Einstellungen des jeweiligen Kanals legst du eine neue Automatisierung an. Für jede Automatisierung musst du immer Schlüsselwörter auswählen. Wenn diese Begriffe vorkommen, wird die Automatisierung auf den Inhalt angewendet. In unserem Beispiel möchten wir die Aktion auf ALLE Inhalte anwenden. Für diesen Fall gibt es eine Wildcard: Wenn du einen Stern (*) im Feld “Schlüsselwörter” eingibst, wird die definierte Aktion von allen Inhalten ausgelöst.

Im nächsten Schritt legst du noch die Aktion fest, die ausgelöst werden soll, wenn eine Automatisierung aufgrund der festgelegten Schlüsselwörter greift. Für das neutrale Sentiment wählst du als Aktion “Stimmung festlegen” und “Neutral”. Nur noch speichern und schon werden alle neuen Inhalte automatisch als neutral markiert!

Automatisierung: Zuständigen Kollegen zuweisen

Für verschiedene Fragen deiner Kunden sind in der Regel unterschiedliche Kollegen die richtigen Ansprechpersonen. Mit Automatisierungen lassen sich Tickets selbständig an die zuständige Person zuweisen.

Nehmen wir an, du willst die Kollegin, die für Verkaufsgespräche zuständig ist, bei allen Tickets zuweisen, in denen jemand nach dem Preis fragt. Ein perfekter Fall für Swat.io Automatisierungen! Lege eine neue Automatisierung an und überlege dir sinnvolle Schlüsselwörter. Automatisierungen greifen auch dann, wenn die Groß- und Kleinschreibung nicht beachtet wurde und wenn das definierte Schlüsselwort nur ein Teil des Wortes ist. Definierst du beispielsweise “Preis” als Schlüsselwort, wird die Automatisierung auch für “preis” und “Preisgestaltung” ausgelöst. Im Bereich Aktion wählst du noch “Benutzer zuweisen” und die jeweilige Kollegin, die diesen Tickets zugewiesen werden soll.

Automatisierung: Schimpfwörter verbergen

Unangemessene Inhalte sieht niemand gerne auf seiner Facebook Seite. Mit der passenden Automatisierung kannst du Kommentare und Postings, die Schimpfwörter enthalten, ab sofort automatisch verbergen.

Lege dazu eine neue Automatisierung an und definiere unter “Schlüsselwörter” eine Reihe an Begriffen, die du nicht auf deiner Seite sehen willst. Inspiration zu den einzelnen Wörtern wollen und können wir dir hier leider nicht geben. 😉 Im Bereich Aktionen wählst du nun “Verbergen” aus, um alle Kommentare automatisch zu verbergen, die eines der von dir definierten Wörter enthalten.

Dieses Beispiel eignet sich perfekt, um eine Kombination von mehreren Aktionen zu erstellen. Da du ja zuvor die Automatisierung gesetzt hast, dass für alle Kommentare ein neutrales Sentiment festgelegt wird, erhält der Schimpfwort-Kommentar ebenfalls eine neutrale Markierung. Hier macht es natürlich Sinn, stattdessen ein negatives Sentiment zu vergeben. Nachdem du die “Verbergen”-Aktion gesetzt hast, kannst du ganz einfach eine weitere Aktion hinzufügen und dafür eine Stimmung festlegen. Alle beliebigen Aktionen lassen sich allerdings nicht miteinander kombinieren. So kannst du beispielsweise nicht einen Inhalt erst löschen und dann liken, weil sich das logischerweise technisch nicht umsetzen lässt.

So erstellst du eine Automatisierung – Schritt für Schritt

Du hast schon richtig Lust, deine erste Automatisierung zu erstellen? Ich zeige dir, wie du dabei genau vorgehst.

Automatisierungen lassen sich immer auf Kanal-Ebene festlegen – also beispielsweise für deinen Facebook-Kanal. Gehe zu den Einstellungen des jeweiligen Kanals und öffne den Reiter “Automatisierungen”. Jeder Swat.io-User, der Zugriff auf die Einstellungen hat, kann Automatisierungen anlegen oder ändern. Falls schon Automatisierungen angelegt wurden, kannst du sie hier sehen. Sie lassen sich jederzeit bearbeiten oder löschen und können auch deaktiviert und wieder aktiviert werden. Zum Hinzufügen einer neuen Automatisierung gehst du auf “Automatisierung hinzufügen”.

Uebersicht Automatisierungen Swat.io

Zu Beginn gibst du deiner Automatisierung einen Namen und legst fest, auf welche Art von Content sie angewendet werden soll. Dabei kannst du entweder alle Inhalte auswählen oder eine bestimmte Art von Content (z.B. private Nachrichten). Im nächsten Schritt definierst du die Schlüsselwörter, für die deine Automatisierung greifen soll. Beachte dabei, dass du nur ein Wort bzw. eine Phrase pro Zeile eingibst. Es werden alle Inhalte inklusive Benutzernamen sowie Twitter und Instagram @handles mit den Schlüsselwörtern verglichen. Wie im Beispiel schon erklärt, kannst du mit einem * als Schlüsselwort eine Automatisierung auf alle Inhalte anwenden.

Als nächstes legst du noch einen Zeitrahmen für die Automatisierung fest. Dafür gibt es drei Optionen: “Immer aktiv”, “Während der Geschäftszeiten aktiv” und “Außerhalb der Geschäftszeiten aktiv”. Wie du Geschäftszeiten festlegst, erkläre ich dir später. Sobald du dich hier für eine der Optionen entschieden hast, musst du nur noch die Aktion(en) festlegen, die deine Automatisierung auslösen soll.

Standardmäßig ist als Aktion “Benachrichtigungen” ausgewählt. Damit werden immer alle User des Clients, die Benachrichtigungen aktiviert haben, verständigt. Diese Voreinstellung kannst du hier natürlich ganz einfach entfernen. Mit einem Klick auf “Aktion hinzufügen” kannst du eine neue Aktion für die Automatisierung erstellen. Die möglichen Aktionen stelle ich dir weiter unten noch im Detail vor.

Einstellungen Automatisierungen Swat.io

Nachdem du alle Einstellungen für deine Automatisierung ausgewählt hast, klickst du unten nur noch auf “Speichern” und gelangst in die Übersicht, in der deine neue Automatisierung sofort angezeigt wird. Und schon erledigt sich dieser Arbeitsschritt ganz auto-magisch von selbst! 🙂

Mögliche Aktionen

Aktionen Automatisierungen Swat.io

Es gibt eine Reihe an Aktionen, die du durch Automatisierungen durchführen kannst. Aufgrund der unterschiedlichen Programmierschnittstellen der einzelnen Social Media Plattformen können jedoch nicht alle Aktionen auf allen Kanälen angewendet werden. Dieser Überblick zeigt dir, welche Aktionen wie angewendet werden können:

Für alle Kanäle möglich (inklusive Monitoring Kanäle)

  • Benachrichtigungen
  • Als gelesen markieren (kann nicht mit “Benutzer zuweisen” kombiniert werden)
  • Benutzer zuweisen (kann nicht mit “als gelesen markieren” kombiniert werden)
  • Markieren (hebt das Ticket mit der Stern-Funktion hervor)
  • Stimmung festlegen (vergibt für den Kommentar positive/neutrale/negative Stimmung)
  • Tag(s) hinzufügen (markiert das Ticket mit dem/den gewählten Tag(s))

Für Facebook verfügbar

  • Liken
  • Verbergen (der Kommentar wird verborgen, aber nicht gelöscht)
  • Löschen (der Kommentar wird unwiderruflich gelöscht)

Für Twitter verfügbar

  • Retweeten (optional kann ein Zitat Text hinzugefügt werden)

Für Instagram verfügbar

  • Löschen (der Kommentar wird unwiderruflich gelöscht)

Für YouTube verfügbar

  • Verbergen (der Kommentar wird verborgen, aber nicht gelöscht)

Für LinkedIn verfügbar

  • Liken

Weitere nützliche Infos zu Automatisierungen

Geschäftszeiten

Bei manchen Automatisierungen ist es sinnvoll, sie nur während oder außerhalb der Geschäftszeiten durchführen zu lassen. In den Kanaleinstellungen findest du den Reiter “Geschäftszeiten”, wo du diese festlegen kannst. Du kannst für jeden Wochentag die genauen Zeiten angeben, zu denen dein Social Media Büro besetzt ist. Geschäftszeiten wirken sich nur auf Automatisierungen aus und gelten immer für alle Automatisierungen des betroffenen Kanals, die die Option “während” bzw “außerhalb der Geschäftszeiten” aktiviert haben.

Geschaeftszeiten Automatisierungen Swat.io

Protokollierung von Automatisierungen

Es gibt eine Funktion, mit der du immer den perfekten Überblick über ausgeführte Automatisierungen behältst. Im betroffenen Ticket oder Kommentar erscheint ein kleines Roboter Symbol, wenn eine Automatisierung ausgeführt wurde. Sobald du mit deinem Cursor darauf gehst, erscheinen Informationen dazu, welche Aktion(en) durch Automatisierungen ausgelöst wurden.

Protokoll Automatisierungen Swat.io

Reihenfolge von Automatisierungen

Auf der Übersichtsseite der Automatisierungen siehst du alle Automatisierungen in einer Liste. Mittels Drag and Drop kannst du die Reihenfolge leicht verändern. Bedenke dabei aber immer, welche Aktionen wie ausgeführt werden sollen. Nehmen wir an, du erstellst eine Automatisierung, die für alle Kommentare eine neutrale Stimmung vergibt und eine zweite, die Kommentare mit Schimpfwörtern verbirgt und als negativ kennzeichnet. Hier wäre es wichtig, dass die Neutrale-Stimmung-Automatisierung vor der Schimpfwörter-Automatisierung ausgeführt wird, um diese eindeutig negativen Beiträge nicht mit neutraler Stimmung im System zu haben.

Vereinfache deine Social Media Arbeit mit Automatisierungen

Mit dem neuen Automatisierungs-Feature geben wir dir ein mächtiges Tool in die Hand, das deine Social Media Arbeit um einiges erleichtern kann. Wir haben dir mit einfachen Beispielen gezeigt, was sich damit umsetzen lässt. Nun liegt es an dir, Aktionen zu definieren, die dir deinen täglichen Arbeitsalltag erleichtern. Unser Support Team unterstützt dich gerne dabei und hat für alle deine Fragen ein offenes Ohr – am besten direkt über das Chat-Icon in Swat.io. Wir sind gespannt, wie du und dein Team das Feature verwenden werdet und wie ausgefallen eure Automatisierungsprozesse sein werden.

Über Feedback freuen wir uns jederzeit. Es dient uns als Basis für weitere Automatisierungen, die wir in den nächsten Wochen freischalten werden. In einem sind wir uns jedenfalls sicher: Du kannst Großartiges mit den neuen Automatisierungen in Swat.io umsetzen!

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