Neues Social Media Tool: Onboarding – So ist es erfolgreich

Die Entscheidung ist gefallen: Ein (neues) Social Media Tool kommt. Vielleicht verliert dein Team über Excel-Listen und Copy-Paste-Orgien den Überblick. Oder ihr habt eine Software im Einsatz, die nicht hält, was ihr euch erhofft habt. 

So oder so: Jede Neueinführung ist eine Herausforderung. Ein gutes Social Media Tool Onboarding entscheidet mit darüber, wie schnell ihr in vollem Umfang von dem neuen Tool profitiert. 

Aber wie lange dauert so ein Onboarding-Prozess und wie läuft er ab? Welche Stolpersteine lauern unterwegs und wie holst du dein Team von Anfang an mit ins Boot? 

Hier gehen wir auf diese und viele andere Fragen rund um ein erfolgreiches Onboarding ein.

Warum ein gutes Social Media Tool Onboarding so wichtig ist

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Am liebsten würdest du den Onboarding-Prozess möglichst kurz halten und direkt loslegen?

Verständlich. Aber ein gutes Onboarding zahlt sich aus:

• Du vermeidest Anfängerfehler wie doppelte Postings oder fehlerhafte Freigaben. 
• Dein Team lernt alle Features der Software kennen, nicht nur die Basisfunktionen. So kann es das volle Potenzial des Tools ausschöpfen. 
• Wenn ihr die neue Software einsetzt, läuft von Beginn an alles effizient und reibungslos – ohne aufwendige Nachschulungen. 
• Vor allem in größeren Teams stellst du sicher, dass alle die neue Software akzeptieren. So erreichst du die Verbesserungen im Workflow, die du anstrebst.
• Ein gründliches Onboarding verbessert die Kommunikation im Team und sorgt dafür, dass die Arbeit mehr Spaß macht.

Anfangs mag ein gutes Onboarding wie ein Mehraufwand wirken. Auf lange Sicht spart es Zeit, Nerven und jede Menge Ressourcen.

Wie läuft ein Social Media Tool Onboarding typischerweise ab?

Jedes Team, jedes Unternehmen und jedes Tool ist anders – aber ein Social Media Tool Onboarding folgt oft einem ähnlichen Muster. Hier ein realistischer Überblick, was in den ersten Tagen und Wochen passiert:

1. Vorbereitung & Stakeholder-Einbindung

Vor allem in größeren Unternehmen ist es sinnvoll, ein Team zusammenzustellen, das das Onboarding steuert. Binde neben Personen aus dem Marketing HR-Spezialist:innen ein, die die Einführung kommunikativ begleiten. Im Optimalfall hast du jemanden aus dem Management auf deiner Seite, um zu signalisieren, wie wichtig der Prozess ist. Akzeptanz ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung. 

2. Strategische Planung und Change‑Management

In der Planungsphase geht es vor allem darum, wie das neue Tool effizient in bestehende Workflows eingebunden werden kann und wie sich Workflows damit optimieren lassen.

Die perfekte Ergänzung ist eine ausgefeilte Kommunikationsstrategie. Wie könnt ihr den Nutzen der Software überzeugend und transparent kommunizieren?

3. Technische Einrichtung und Rollout-Phase

Damit die Arbeit überhaupt beginnen kann, musst du verschiedene technische Maßnahmen ergreifen:

• Nutzerkonten anlegen 
• Integrationen von Social-Media-Kanälen vornehmen
• Rollen und Rechte vergeben
• Freigabeprozesse einrichten
• Tool in die vorhandene Software-Landschaft einbinden

Wichtig: Erkundige dich frühzeitig, wie dich der Toolanbieter bei diesen Prozessen unterstützt.

4. Schulung & Training

Oft bieten Toolanbieter Schulungen an, die sich online und/oder vor Ort durchführen lassen. Wichtig ist, dass Mitarbeitende das Tool früh in der Praxis ausprobieren können, zum Beispiel in einem begrenzten Rahmen beziehungsweise einer Testumgebung. Learning by doing zeigt meist den größten Effekt.

5. Pilotphase oder direkter Start

Auch für diesen Punkt gilt: Die Größe deines Unternehmens ist ausschlaggebend. Bei einem kleinen Team bietet es sich an, direkt loszulegen. Arbeiten 20, 30 oder 100 Personen mit Social Media, zum Beispiel in einem Medienunternehmen, empfehlen wir einen Piloten mit einem ausgewählten Team und iterativen Feedbackschleifen. So lassen sich letzte Unstimmigkeiten ausräumen, bevor das Tool auf breiter Basis zum Einsatz kommt.

6. Unterstützung und Monitoring nach dem Launch

Ist das Tool einmal im Einsatz, ist das eigentliche Onboarding vorbei.

Aber es sind sicher noch nicht alle Fragen geklärt. Umso wichtiger ist es, dass du deinen Kolleg:innen Unterstützung zur Seite stellst, zum Beispiel durch ein Helpdesk oder regelmäßige Check-ins. 

Führe regelmäßige Analysen durch und beantworte Fragen wie die folgenden:

• Welche Prozesse laufen gut, welche weniger? Was sind die Gründe dafür?
• Wie lassen sich Workflows verbessern?
• Welche Funktionen des neuen Tools sind noch nicht ausgereizt?

Ganz wichtig: Gibt es Hinweise darauf, dass dein neues Tool die Kommunikation mit deiner Community verbessert, die Brand Awareness erhöht und das Wachstum steigert? Reportings mit aussagekräftigen Kennzahlen steigern die Akzeptanz der Software und zeigen Entscheider:innen, dass ihr auf dem richtigen Kurs seid.

Wie lange dauert ein Onboarding?

Wie lange ein Onboarding bei einem neuen Social Media Tool dauert, unterscheidet sich stark und hängt von vielen Faktoren ab: Teamgröße und Größe des Unternehmens, Anzahl der Kanäle, Erfahrungswerte etc. Auch die vorhandene IT-Infrastruktur spielt eine Rolle.

Orientieren kannst du dich an folgenden Richtwerten:

• Freelancer:innen und Ein-Personen-Teams in sehr kleinen Unternehmen, die nur wenige Kanäle betreuen, sind manchmal schon innerhalb eines Tages einsatzfähig.
• In kleinen und mittleren Unternehmen beträgt die Onboarding-Zeit durchschnittlich mehrere Tage bis zwei oder drei Wochen.
• In großen Unternehmen oder Agenturen kann der Prozess auch 6 Wochen oder länger in Anspruch nehmen.

Häufige Hürden – und wie du sie überwindest

Auch mit dem besten Tool und einem durchdachten Plan kann beim Onboarding einiges schieflaufen. Die gute Nachricht: Wenn du die typischen Hürden kennst, kannst du sie gezielt umgehen.

 1. Fehlende Zuständigkeiten

Wer ist für was verantwortlich? Ohne klare Rollen bleibt oft alles an einer Person hängen oder es kümmert sich niemand so richtig.

Tipp: Lege früh fest, wer für Setup, Inhalte, Freigaben und Monitoring zuständig ist. Dokumentiere die einzelnen Aufgaben transparent, damit alle Bescheid wissen.

2. Zu wenig Zeit fürs Team

„Mach mal schnell nebenher“ funktioniert bei Tool-Einführungen selten. Wenn dein Team keine Zeit bekommt, sich gründlich mit dem neuen Tool vertraut zu machen, sind Frust und Unsicherheit vorprogrammiert.

Tipp: Plane bewusst Zeitfenster für Schulungen, Testläufe und Fragen ein. Gerade in den ersten Wochen lohnt sich diese Investition.

3. Überforderung durch zu viele Funktionen

Viele Tools bieten eine Fülle an Features. Das kann am Anfang überfordern, vor allem, wenn dein Team bisher nicht mit einem Social Media Tool gearbeitet hat.

Tipp: Starte mit den Kernfunktionen, die für euer Team am wichtigsten sind. Der Rest kommt später. Schritt für Schritt statt alles auf einmal.

 4. Fehlendes Commitment im Management

Wenn Führungskräfte nicht hinter der Einführung stehen, wird es schwer, Akzeptanz im Team zu schaffen.

Tipp: Sorge dafür, dass die Entscheidung transparent kommuniziert wird, inklusive der Gründe und der Ziele. So verstehen alle, warum die Umstellung wichtig ist.

5. Kein Feedback einholen

Wer nur „von oben“ entscheidet, verpasst wertvolle Einblicke.

Tipp: Hole regelmäßig Feedback ein – sowohl von Early Adopters als auch vom ganzen Team. Was läuft gut? Wo gibt es Hindernisse? Nutze dieses Wissen, um den Rollout zu verbessern.

Diese Ressourcen helfen dir beim Onboarding

In der Regel bist du beim Onboarding nicht auf dich allein gestellt. Viele Toolanbieter stellen dir hilfreiche Ressourcen zur Verfügung, um dich und dein Team zu unterstützen:

• Helpcenter mit aktuellen Inhalten
  
• Tool-Webinar oder Onboarding-Calls
  
• Tutorials, Learning Videos oder Walkthroughs im Tool
  
• Persönliche Betreuung bei Bedarf
  
• Zugang zu Community-Foren oder User-Gruppen
  

Tipp: Vielleicht hat dein Anbieter Case Studies parat, die dir zeigen, wie andere aus deiner Branche das Tool nutzen.

Fazit: Keine Angst vor dem Tool-Wechsel

Ein neues Social Media Tool einzuführen, klingt im ersten Moment vor allem nach Arbeit. Und ja, ohne Aufwand geht es nicht. Aber mit einem klaren Onboarding-Plan, den richtigen Ressourcen und einem motivierten Team wird daraus keine Mammutaufgabe, sondern ein echter Boost für eure Arbeit.

Wichtig ist:

• Gib deinem Team Zeit, das Tool kennenzulernen.
  
• Nutze die Unterstützung, die dir der Anbieter bietet.
  
• Bleibe flexibel. Nicht alles muss sofort perfekt laufen.
  

Wenn ihr die Einführung als Chance seht, Prozesse zu verbessern, Wissen im Team zu teilen und gemeinsam zu wachsen, profitiert ihr langfristig doppelt: durch effizientere Workflows und ein Team, das Spaß an der Arbeit hat.