Als Social Media Manager im Home Office: Tipps für Kommunikation und Teamarbeit

Zuerst war es ein Privileg für einige wenige. Dann saßen zahlreiche Menschen aufgrund von Corona im Home Office. Mittlerweile ist Arbeiten von Zuhause oder remote in vielen Bereichen etabliert.

Social Media Manager können grundsätzlich ortsunabhängig arbeiten, aber leicht ist die Sache nicht. Denn wie klappt das gemeinsame Planen, Erstellen und Veröffentlichen von Content, wenn sich alle an unterschiedlichen Orten befinden? Und wie pflegt man vom Home Office aus die Beziehung zur eigenen Community?

Hier geben wir dir Tipps, wie du erfolgreich remote arbeitest. Dabei gehen wir zuerst auf die Themen Kommunikation und Teamarbeit ein, beschäftigen uns dann mit Content Marketing und schließlich damit, wie du übriggebliebene Zeit sinnvoll nutzt. Außerdem sprechen wir ein paar allgemeine Dinge an, die das Arbeiten im Home Office effizienter und angenehmer machen.

1. Kommunikation und Teamarbeit

1.1. Aufgaben verteilen und klare Ziele setzen

Wer arbeitet an welchem Content? Wer macht den Text und wer kümmert sich um visuelle Inhalte? Wann muss was fertig sein?

Fragen wie diese müssen regelmäßig geklärt werden. Mit einem Social Media Redaktionsplan, auf den alle zugreifen können, behalten Teammitglieder zu jedem Zeitpunkt die Übersicht.

Ähnliches gilt für individuelle Ziele. Dabei ist es im Home Office ratsam, sich kurzfristigere Ziele zu setzen, um Struktur zu schaffen und sich zu motivieren. Denke lieber in Stunden und Tagen als in Wochen. Auch wenn du es sonst selten tust, fertige To-do-Listen an und hake sie ab. Das hat einen wohltuenden psychologischen Nebeneffekt: Das Abhaken erledigter Dinge gibt dir eine positive Rückmeldung, wenn sie gerade niemand anderer gibt.

1.2. Zeiten koordinieren

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Du versuchst seit einer halben Stunde, deinen Kollegen zu erreichen, und der krault seine Katze auf dem Balkon?

Solche Probleme lassen sich vermeiden, indem ihr eure Zeiten im Team koordiniert.

Am besten klappt das, indem jede:r seinen Kalender pflegt und im Team freigibt. Natürlich heißt das auch, sich an die in dem Kalender angegebenen Zeiten zu halten. Denn wenn ein unvorhergesehenes wichtiges Ereignis stattfindet oder plötzlich schlechte Stimmung in eurem Facebook-Account aufkommt, ist es wichtig, zu wissen, wer reagieren kann und wer nicht.

Schließlich ist es hilfreich für die Kolleg:innen, sich an- und abzumelden. Ein “Guten Morgen” oder “Ich bin dann mal weg” ist dafür ausreichend.

1.3. Meetings und Austausch koordinieren

Eine erfolgreiche Kommunikation im Home Office ruht vor allem auf zwei Säulen:

• Spontanem Austausch
• Festen Meetings bzw. Konferenzen

Noch mehr als im “normalen” Arbeitsleben dienen virtuelle Meetings im Home Office als ein Anker, der Struktur verleiht und das Wegdriften in kollektive Prokrastination verhindert.

Allerdings können Meetings bzw. Konferenzen auch im Home Office Zeitfresser sein. Verhindern lässt sich das folgendermaßen:

• Informiere Teilnehmer vorab über Themen und Ablauf.
• Setze feste Zeiten fest und achte darauf, dass diese nicht zu lang sind.
• Überlege, wann Konferenzen notwendig sind und wann die Kommunikation auf einem anderen Weg besser und schneller ist.

Letzteres gilt auch bei der Kommunikation zwischen wenigen bzw. nur zwei Menschen. Hier kannst du dich bei der Wahl des Kommunikationsweges an folgender Unterscheidung orientieren:

• Das Thema ist dringend, aber wenig komplex: In dem Fall reicht oft ein Chat.
• Das Thema ist dringend und komplex: Hier bietet sich ein Telefonat oder ein Videocall an.

Weniger dringende und weniger komplexe Angelegenheiten lassen sich oft über den Kommentarbereich in Tools wie Trello regeln.

1.4. Kommunikation mit Usern

Nicht nur die Kommunikation innerhalb von Social Media Teams ist wichtig, sondern auch die mit der eigenen Community.

Gerade in Krisenzeiten wie der Corona-Pandemie sollten sich Marken nicht wegducken, sondern den Dialog mit ihren Followern suchen und Erreichbarkeit demonstrieren.

Das heißt:

• Betreibe weiter Content Marketing, mindestens so fleißig wie zuvor.
• Reagiere schnell auf Anfragen, Kritik und Kommentare. Beuge dem Eindruck vor, dein Team sei in Social-Media-Quarantäne gegangen.
• Du kannst zwar keinen Behind-the-Scenes-Content aus dem Büro posten, wenn alle zu Hause arbeiten. Aber warum nicht einmal Bilder oder Videos von Kolleg:innen bei der Arbeit im Home Office veröffentlichen? So erzeugst du ein Gefühl von Nähe und Gemeinsamkeit. Selbstredend gibt es dabei auch Grenzen. Nicht jede Jogginghose ist für einen Instagram-Post geeignet.

1.5. Die wichtigsten Tools für Social Media Marketing im Home Office

Einen entscheidenden Beitrag zu erfolgreicher Teamarbeit im Home Office spielen die richtigen Tools:

• Messaging-Dienste: “Slack” heißt für viele Firmen das Zauberwort in Zusammenhang mit der Kommunikation im Home Office. Der Instant Messaging Dienst ist mit seinem “Workspace” ideal für die Kommunikation in Arbeitsgruppen. Vollständiger oder eingeschränkter Zugriff auf Kanäle, Direktnachrichten, Videocall… Slack punktet mit einem großen Funktionsumfang. Eine Alternative ist Microsoft Teams.
• Konferenz-Software: Der momentane Spitzenreiter im Bereich Konferenz-Software heißt Zoom. Das Programm ermöglicht schon in der kostenlosen Variante (allerdings zeitlich begrenzte) Gespräche mit ganzen Teams und synchronisiert sich mit allen gängigen Kalendersystemen. Skype ist dagegen eher für Gespräche im kleinen Rahmen interessant.

• Daten speichern und teilen: Wer Daten speichern und für Mitarbeiter:innen zugänglich machen will, hat mit Google Drive und Dropbox komfortable Lösungen zur Verfügung. Für den Transfer großer Daten bietet sich WeTransfer an.
• Social Media Management Tool: Ein gutes Social Media Management Tool wie Swat.io ist ein Must-have für Teams, die mehrere Kanäle verwalten. Es ermöglicht auch im Home Office, gemeinsam Content zu planen und zu veröffentlichen, mit Followern in verschiedenen Netzwerken zu interagieren und einen guten Kundenservice aufrecht zu erhalten.
• Software für das Projektmanagement: Die Programme Trello und Asana sind ideal, um To-do-Listen anzulegen, Aufgaben an verschiedene Personen zu verteilen und Fortschritte bzw. Bearbeitungsstände zu kommunizieren.

2. Content-Marketing

2.1. Corona-Tipp: Content an die aktuelle Situation anpassen

Gutes Social Media Marketing ist immer zeitgemäß und aktuell. Dazu gehört es, Trends und Ereignisse, die die eigene Zielgruppe betreffen, zu verarbeiten.

Das lohnt sich auch in extremen Situationen. So kam eine Umfrage von Allfacebook zu dem Ergebnis, dass Marken, die Corona thematisierten, mehr Feedback erhielten als andere.

Versuche deshalb auch im Homeoffice, die Verbindung zu den Themen, die deine Follower beschäftigen, zu erhalten. Social Media Monitoring hilft dir dabei genauso wie das Lesen von Blogs und Onlinemagazinen oder ein Blick auf den Content der Konkurrenz.

2.2. Tipps für die Videoproduktion im Homeoffice

Egal wo du deine Postings planst, Videos sind zentral im Social Media Marketing. Sie lassen sich auch produzieren, wenn du nicht im Büro sitzt. Dafür genügt oft ein Minimum an Ausrüstung:

• Kamera oder Handy
• Evtl. Stativ
• Videobearbeitungsprogramm

Doch welche Videos lassen sich remote oder von Zuhause aus drehen? Denkbar sind zum Beispiel

• Tutorials
• Q & As
• Behind-the-Scenes-Videos aus dem Home Office
• Produktvideos

Außerdem ist jetzt eine gute Zeit, um sich mit dem Erstellen animierter Videos zu beschäftigen. Tools wie Animaker und Renderforest helfen dir dabei. Schließlich bleibt die Möglichkeit, vorhandenes Fotomaterial in Bewegtbilder umzuwandeln. Dafür benötigst du nur die passende App.

2.3. Nicht nachlassen

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Wir hatten es schon angesprochen. Home Office ist keine Ausrede, es langsam angehen zu lassen. Im Gegenteil: Speziell in Zeiten, in denen viele andere Menschen viel Zeit zu Hause verbringen, zahlt sich eine konstante Content-Produktion aus:

• Pflege den Redaktionskalender und achte auf lückenloses Posting. Vielleicht lohnt es sich sogar, die Frequenz zu erhöhen. Hier geht probieren über studieren.
• Wenn deine Zielgruppe ebenfalls Home Office macht, kann es sein, dass sich die optimalen Zeiten für die Veröffentlichung verschieben. Behalte dieses Thema im Auge.
• Experimentiere mit Formaten, die unterhalten, motivieren und helfen, die Zeit zu vertreiben.
• Lass dich von Blogs, Onlinemagazinen und anderen virtuellen Quellen inspirieren, wenn du weniger im “echten” Leben unterwegs bist.

3. Übriggebliebene Zeit nutzen

Zu Hause arbeiten bedeutet nicht, weniger zu arbeiten. Trotzdem bleibt manchmal Zeit übrig, wenn sich das Tagesgeschäft in die eigenen vier Wände verlagert. Das kann die perfekte Gelegenheit sein, sich mit lange aufgeschobenen Projekten zu beschäftigen:

• Entwirf und installiere Social Media Guidelines oder überarbeite bereits vorhandene. Richtlinien sind in Zeiten, in denen deine Kolleg:innen mehr für sich arbeiten, besonders wichtig. Schließlich helfen sie, Fehler und dadurch entstehende Social Media Krisen zu vermeiden.
• Vielleicht ist jetzt ein guter Moment, um bisherige Strategien auf den Prüfstand zu stellen und neue auszuprobieren.
• Nutze die Zeit für die Weiterbildung. Social Media Marketing verändert sich ständig. Da ist es extrem wichtig, dass du und deine Mitarbeiter:innen auf dem Laufenden bleiben.

4. Klare Strukturen und die Sache mit der Work-Life-Balance: Allgemeine Tipps

Ob Social Media Managerin, Versicherungsspezialist oder Mitarbeiter in einem Versandhandel für Kleintierbedarf, einige Tipps für ortsunabhängiges Arbeiten sind branchenübergreifend wichtig:

• Vermeide Ablenkung: Zu Hause lassen sich die meisten Menschen leichter ablenken als im Büro. Gewöhne dir deshalb von Anfang an an, Gefahrenquellen wegzuräumen bzw. auszuschalten (Stichwort Handy). Stell deinen Schreibtisch nicht zu nah an den Kühlschrank, vertage das Aufräumen auf nach der Arbeit und verzichte auf das Surfen im Internet. Apps wie Forest oder Rescue Time helfen im Kampf gegen Handysucht und zielloses Surfen.
• Sorge für Zeiten mit Nichterreichbarkeit: Im Home Office haben viele Menschen das Gefühl, immer erreichbar sein zu müssen. Besser für die Gesundheit jedes einzelnen ist es, Zeiten zu vereinbaren, in denen du bzw. deine Kolleg:innen nur bei echten Notfällen erreichbar sind.
• Achte auf einen festen Arbeitsplatz: Richte dir deinen Schreibtisch als festen Arbeitsplatz ein und vermeide es, zwischendurch aufs Sofa zu ziehen.
• Vergiss Pausen nicht: Pausen sind wichtig, um gute Laune und Konzentration zu behalten. Am besten gehst du zwischendurch an die Luft, machst eine Rund Stretching oder Yoga. Der Vorteil im Home Office: Deine Kollegin sieht dich dabei nicht schief an.

Home Office kann neue Möglichkeiten eröffnen

Nein, damit meinen wir nicht, dass du endlich in Jogginghose Content Marketing machen kannst. Vielmehr ist allgemeines Home Office eine gute Möglichkeit, eingefahrene Wege zu verlassen und Neues auszuprobieren, von neuen Formen der Zusammenarbeit bis hin zu neuen Formaten und Inhalten. Mit ein wenig Glück stärkt das die Motivation und die Work-Life-Balance deines Teams.

Voraussetzung dafür ist, dass die Basis stimmt. Feste Strukturen, klare Regeln für die Kommunikation und der gezielte Einsatz von Tools schaffen ideale Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, egal an welchem Ort.