Social Media Prozesse Agenturen

8 Tipps für reibungslose Social-Media-Prozesse in Agenturen

Mehrere Projekte gleichzeitig und eine Deadline jagt die andere: Im Agenturalltag den Überblick über Social-Media-Prozesse zu behalten, ist eine Herausforderung. Gleichzeitig ist gepflegtes Chaos ein No-go. Denn verständlicherweise erwarten KundInnen, dass die von ihnen bezahlte Zeit effizient genutzt wird. 

Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, mit denen sich die Social-Media-Arbeit in Agenturen optimieren lässt. Das sorgt nicht nur dafür, dass dein Team seine Ziele schneller erreicht und KundInnen zufrieden sind. Es reduziert auch den Stress für alle Beteiligten.

1. Vorab Verantwortlichkeiten klar definieren

Eine Grundvoraussetzung, um Chaos in Social Media zu vermeiden, sind klare Zuständigkeiten

Das heißt, frühestmöglich Fragen wie diese zu klären:

  • Wer ist für welche/n KundIn, welche Projekte und welche Arbeitsaufgaben verantwortlich?
  • Wer ist für die finale Freigabe zuständig?
  • Welche Personen sind Ansprechpartner in Krisenfällen?
  • Wer muss bei Korrekturschleifen oder Reportings eingebunden werden?
  • Wer ersetzt wen im Krankheitsfall?

Verantwortlichkeiten lassen sich durch die Vergabe von Rollen und Zugriffsrechten in Tools übertragen. Dasselbe gilt für die Festlegung von Prozessen.

Tipp: Denke an Murphy’s law und an den nötigen Back-up. So läuft die Arbeit weiter, wenn sich kurz vor Fertigstellung eines wichtigen Projektes die verantwortliche Person den Zeh bricht.

2. Mehrere Kundenkanäle übersichtlich verwalten

Du kennst es bestimmt aus eigener Erfahrung: Je mehr Kanäle, desto schwerer ist es, den Überblick zu behalten. 

Versuche deshalb, Social-Media-Prozesse zu bündeln. Mit einem guten Social-Media-Management-Tool kannst du zentral auf alle Social-Media-Kanäle und Projekte zugreifen. So kannst du Community Management, Content Marketing, Analyse und Monitoring für alle KundInnen an einem Ort betreiben.

Wichtig ist, dass das Tool alle Funktionen bietet, die du brauchst, und die für dich wichtigen Kanäle abdeckt, am besten als offizieller Partner der jeweiligen Plattform.

Du bist auf der Suche nach dem richtigen Social-Media-Management-Tool für deine Agentur? Wir verraten dir, worauf du achten solltest, welche Funktionen am wichtigsten sind und welche Eigenschaften gerne übersehen werden. Lies jetzt unseren Blogbeitrag “Wie du das richtige Social-Media-Management-Tool findest” und lade dir unsere kostenlose Checkliste herunter.

3. Freigabeprozesse einfach gestalten

Klar strukturierte Freigabeprozesse verhindern, dass Inhalte in der “Warteschleife” hängenbleiben. 

Sie setzen voraus, dass du Eckpunkte genau definierst:

  • Welche Personen sind in welcher Reihenfolge für interne Korrektur und Feedback zuständig?
  • Wer darf die endgültige (interne) Freigabe erteilen?
  • Wie lange beträgt die maximale Antwortzeit bei Kunden-E-Mails (für beide Seiten)?
  • Wer auf Kundenseite ist für die (externe) Freigabe zuständig?

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Auch hier erleichtern die richtigen Tools die Arbeit maßgeblich. Entscheidend ist, dass dein Team die Möglichkeit hat, die Kommunikation untereinander und idealerweise mit KundInnen in der Software abzuwickeln.

Tipp: KundInnen fällt ein Feedback auf Entwürfe für Social-Media-Posts oft leichter, wenn sie eine Vorschau zu Gesicht bekommen und sich vorstellen können, wie Inhalte in der freien Wildbahn aussehen. Mit Bildern und Textzeilen in einem Word-Dokument ist das schwierig.

4. Rückfragen im Community Management schnell beantworten

Um häufig auftauchende Rückfragen im Community Management schnell und effizient zu beantworten, bieten sich folgende Maßnahmen an: 

  • Lege Textbausteine an. Das geht in einem Excelsheet, aber auch direkt als Antwortvorlagen in Social-Media Kanälen wie Facebook oder manchen Social-Media-Management-Tools. Achte aber darauf, Antworten nicht einfach zu kopieren beziehungsweise komplett zu automatisieren. Wenn Community-Mitglieder merken, dass sie exakt dieselbe Antwort erhalten wie der User vor ihnen, fühlen sie sich schnell nicht wertgeschätzt. 
  • Binde Verantwortliche im Social-Media-Tool ein. Sie können entweder direkt antworten oder eine interne Notiz mit Informationen hinterlassen. 
  • Um den Überblick über offene Fragen zu behalten, kannst du in Projektmanagement-Tools Tasks mit Link zur Frage auf Social Media anlegen. 

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5. Reports effizient gestalten

Social Media Prozesse Agenturen: Reporting

Ein wichtiger Bestandteil der Arbeit in Social-Media-Agenturen sind regelmäßige Reports

Auch diese lassen sich effizienter gestalten: 

  • Verwende Templates für verschiedene Empfänger, Themen und Zielsetzungen. 
  • Nutze Tools, die die benötigten Daten bereitstellen und dir ermöglichen, sie visuell aufzubereiten. So musst du nicht von einem Tool zum nächsten springen.
  • Konzentriere dich auf Daten, die für KundInnen und ihre Zielsetzungen relevant sind. 

Achte darauf, dass deine Reports nicht nur aussagekräftig, sondern auch verständlich sind. Eine gute Lesbarkeit, die Hervorhebung wichtiger Informationen und das Weglassen langer Textpassagen sorgen dafür, dass Wesentliches sofort ins Auge sticht und Empfänger mehr Freude an deinem Report haben. 

6. KundInnen onboarden

Durch ein gutes Onboarding schaffst du die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Das bedeutet vor allem, wichtige Informationen zu sammeln.

Dazu gehören je nach Projekt:

  • Genaue Zielsetzungen des Kunden/der Kundin
  • Informationen über die Zielgruppe
  • CRM-Informationen
  • Anmeldedaten für Social-Media-Konten
  • Verfügbares Budget
  • Vorhandener Content, den du vielleicht für deine Arbeit verwenden kannst 

Ein systematisches Onboarding erleichtern Onboarding-Formulare, die KundInnen in Ruhe ausfüllen können. Manche Agenturen verwenden erfolgreich Onboarding-Funnel mit eigenen Landingpages und Videos, die KundInnen zum Beispiel zeigen, wie sie ihre Social-Media-Kanäle mit den Konten der Agentur verknüpfen. Auf diese Art steigen die Chancen, dass ihr euch im Kickoff-Meeting auf das Wesentliche konzentrieren könnt.

Tipp: Nutze das Onboarding auch, um Erwartungshaltungen zu definieren und zum Beispiel darüber zu informieren, zu welchen Zeiten dein Team wie erreichbar ist, welche Leistungen der Auftrag genau beinhaltet und wie lange Feedback dauert. Auf diese Art beugst du Missverständnissen und Konflikten vor.

7. Neue KollegInnen onboarden

Es gibt einen Neuzugang in deiner Agentur oder in deinem Projekt? Stelle für den/die KollegIn eine Sammlung an Posts und Community-Management-Tickets zusammen. So lassen sich grundlegende Elemente wie Tonalität oder Bildsprache hervorragend veranschaulichen. 

8. Laufend Feedback zu Prozessen einfordern

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Um Prozesse zu optimieren, binde KundInnen mit ein. Frage sie, ob es Prozesse gibt, die sie verbesserungswürdig finden. Vielleicht gibt es konkrete Vorschläge? Manchmal wollen KundInnen auch weniger stark an Prozessen beteiligt werden. Das spart Zeit und gibt Ressourcen frei. 

Optimierte Prozesse lassen mehr Zeit für das Wesentliche

Ein bisschen Chaos kann sympathisch sein. In der Agenturarbeit führt es schnell zu Missverständnissen, Konflikten und im schlimmsten Fall dazu, dass KundInnen sich abwenden und nicht wiederkommen. 

Auf der anderen Seite tragen effiziente Social-Media-Prozesse dazu bei, dass sich dein Team auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren kann. Das sind meistens auch die Dinge, die mehr Spaß machen. 

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