So findest du das beste Social Media Management Tool

Professionelles Social Media Management ist anspruchsvoll und arbeitsintensiv. Das gilt bereits für Unternehmen, die sich auf nur einen Kanal konzentrieren. Spätestens wenn dein Team mehrere Plattformen mit Content bespielen und mehrere Communities betreuen will, ist es Zeit für ein Social Media Management Tool. So behaltet ihr die Übersicht und könnt alle Prozesse an einem zentralen Ort verwalten, vom Content Marketing bis zum Community Management. Außerdem bringen viele Social Media Management Tools wertvolle Funktionen mit, die die Arbeit erleichtern, Workflows effizienter machen und für bessere Ergebnisse sorgen.

Damit wären wir bei der entscheidenden Frage: Wie finde ich das richtige Social Media Management Tool? Mit diesem Blogbeitrag möchten wir dich bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

Deshalb ist die Auswahl entscheidend

Auf den ersten Blick wirken viele Social Media Tools sehr ähnlich.

Warum also nicht gleich eines ausprobieren statt studieren?

Dafür gibt es mehrere gute Gründe:

• (Kleine) Unterschiede können große Folgen haben: Jedes Tool ist anders. Aber inwiefern, das offenbart sich oft erst bei einem genauen Blick. Dabei entscheiden Details darüber, ob dein Team so effizient arbeiten kann, wie es sich das wünscht.
• Vorschnelle Entscheidungen können zu Integrationsproblemen führen: Ein großer Funktionsumfang hilft dir wenig, wenn sich eine Software schlecht in deine Prozesse und Systeme integrieren lässt.
• Nicht jedes Tool passt langfristig: Wir empfehlen dir, eine Software zu suchen, die auch deinen Bedarf von morgen abdeckt. Sonst musst du bei Veränderungen oder starkem Wachstum wechseln.
• Umsteuern kostet Zeit und Arbeit: Ein Tool im Arbeitsalltag gegen ein anderes auszutauschen, ist meist mit großem Aufwand und Kosten verbunden. Das sparst du dir, wenn du von Anfang an auf das richtige setzt.

Es gibt also viele Argumente dafür, gründlich zu vergleichen und eine sorgfältige Entscheidung zu treffen.

Vorüberlegungen

Bevor du Tools in den Blick nimmst, sieh dir deine Social-Media-Strategie an und definiere deine Bedürfnisse und Ziele.

Beantworte folgende Fragen:

Welche Ziele verfolge ich auf Social Media?

via GIPHY

Willst du in erster Linie deine Marke bekannt machen oder auch Leads generieren und Kund:innen gewinnen? Welche Rolle spielen Social Customer Service und Community Management für dich? Welchen Stellenwert hat Social Media in deiner Kommunikation?

Meistens gehen mehrere Ziele Hand in Hand. Außerdem wollen fast alle Unternehmen mit Social Media die Reichweite steigern. Allerdings macht es einen Unterschied, ob du Influencer:innen auf sozialen Plattformen finden oder auf LinkedIn Employer Branding betreiben möchtest. Von den Schwerpunkten, die dein Team setzt, hängt es ab, welche Funktionen das Tool auf jeden Fall aufweisen sollte. Um beispielsweise Influencer:innen zu finden, lege besonderen Wert auf das Monitoring.

Auf welchen Kanälen will ich aktiv sein?

Gehe bei der Beantwortung dieser Frage immer davon aus, wo sich deine Zielgruppe aufhält. Denke auch in die Zukunft: Vielleicht ist TikTok im nächsten Jahr einen Versuch wert.

Welche Ressourcen stehen mir zur Verfügung?

Wie viel Geld kannst du ausgeben und wie viel Arbeitskapazität hat dein Team?

Wie viele Personen sollen mit dem Tool arbeiten?

Wie groß ist dein Team? Willst du externe Dienstleister in die Kommunikation integrieren?

Wie sieht deine vorhandene Infrastruktur aus?

Welche Tools hast du im Einsatz und welche willst du in Zukunft verwenden? Welche Anforderungen stellt dies an eine neue Software? Soll dein Social Media Management Tool andere Software ganz oder teilweise ersetzen?

Social Media Management Tool – zentrale Auswahlkriterien

Wenn du deine Ausgangslage definiert hast, kannst du damit anfangen, Tools zu vergleichen.

Achte dabei vor allem auf folgende Eigenschaften:

Verfügbare Kanäle

Verwende ein Social Media Management Tool statt mehrere für alle deine Plattformen. Selbst wenn Zweiteres im ersten Moment billiger erscheint, zerstört der Mehraufwand diesen Vorteil schnell wieder.

Stelle dir folgende Fragen:

• Welche Plattformen sind aktuell wichtig für mein Unternehmen oder meine Organisation und welche möchte ich in Zukunft bespielen?

Die Antwort hängt vor allem davon ab, wo sich deine Zielgruppe aufhält und was du erreichen willst. Im B2B-Bereich lohnt sich ein Tool, das LinkedIn kann, für einen Mode-Onlineshop oder ein Einrichtungshaus ist Pinterest mehr als einen Blick wert. Und wie sieht es mit TikTok, Bluesky und Threads aus?

Mehr ist nicht immer mehr. Konzentriere dich lieber auf die wichtigsten Plattformen, anstatt überall präsent zu sein und überall halbe Sachen zu machen. 

• Ist das Tool beziehungsweise sein Anbieter offizieller Partner der Plattformen?

Wenn ja, kannst du davon ausgehen, dass du langfristig von allen wichtigen Funktionen des Netzwerks profitierst. Aber nicht alle Plattformen haben überhaupt ein Partner-Programm.

• Lassen sich die Aktivitäten in allen Kanälen in einem Dashboard verwalten?

Je mehr du und deine Kollegen „springen“ müssen, desto aufwendiger ist die Arbeit.

• Gibt es Einschränkungen für bestimmte Kanäle?

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass es manche Social-Media-Plattformen nicht „gestatten“, bestimmte Funktionen mit Social Media Management Tools auszuführen. So gibt es zum Beispiel keine Schnittstelle für das Hinzufügen von Instagram Story Stickers.

Welche Funktionen sind wichtig?

Hast du geklärt, welche Kanäle du brauchst, ist es Zeit, sich mit den Funktionen zu beschäftigen.

Hier lassen sich zwei Gruppen unterscheiden:

• Basisfunktionen: Einige Features sollte dein Social Media Management Tool in jedem Fall aufweisen.
• Zusatzfunktionen: Andere Funktionen sind kein Muss, können sich aber als wertvolle Bereicherung herausstellen, je nachdem, welche Bedürfnisse du hast.

Die folgenden Funktionen gehören zu den Must-haves:

Planen, Erstellen und Veröffentlichen von Beiträgen

Für professionelles Content Marketing auf mehr als einer Plattform brauchst du ein Social Media Management Tool mit Redaktionsplan.

Aber Redaktionsplan ist nicht gleich Redaktionsplan. Achte nicht nur darauf, dass sich im Team Social Media Posts erstellen, bearbeiten und für die automatische Veröffentlichung planen lassen. Kanalübergreifendes Duplizieren von Beiträgen kann dir zusätzlich viel Zeit sparen.

Idealerweise stehen dir verschiedene Post-Formate zur Verfügung, inklusive Videos, Stories und Posts mit mehr Bildern. Manche Tools sind außerdem mit Bildbearbeitungsfunktionen ausgestattet. Das heißt, du kannst Bilder für Facebook, Instagram oder Pinterest direkt in die richtige Form bringen und sogar ein wenig aufhübschen – ohne Umweg über ein externes Bildbearbeitungsprogramm. 

Außerdem macht es einen Unterschied, wie gut du bei der Erstellung und Prüfung von Content mit Kollegen im Tool kommunizieren kannst, Stichwort: Feedback.

Social Engagement

Genauso wichtig wie das Content Marketing ist in der Regel das Community Management. Hier ist der große Vorteil eines guten Social Media Management Tools, dass dein Team die Interaktion auf allen Kanälen in einem Tool abwickeln kann und dabei immer den vollen Überblick hat.

Bei einem guten Social Media Management Tool findest du alle Kommentare, Postings, Erwähnungen und Direktnachrichten an einem zentralen Ort. Achte darauf, ob Tickets auf Post- oder Kommentar-Ebene erstellt werden. Vermutlich ist eine Variante angenehmer für dich als die andere. Eine besonders wichtige Community-Management-Funktion ist das problemlose Weiterleiten von Tickets an Kolleg:innen oder andere Abteilungen. Hilfreich ist außerdem, wenn sich benutzerdefinierte Benachrichtigungen einrichten lassen. So ist es leichter, schnell zu reagieren, um zum Beispiel einen drohenden Shitstorm im Keim zu ersticken.

Social-Media-Analyse

• Welche Kennzahlen bietet dir das Tool? Gehe an dieser Stelle zurück zu deinen Zielen und halte fest, welche Kennzahlen für dich ausschlaggebend sind.
• Wie bereitet es die Kennzahlen auf? Schließlich geht nichts über aussagekräftige Grafiken.
• Welche Möglichkeiten hast du, individuelle Reportings zu erstellen? Diese Funktion ist enorm wichtig, um Vorgesetzten und/oder Kund:innen die Erfolge deines Teams zu präsentieren. Auch hier stechen visuell ansprechende Grafiken Excel-Tabellen aus.
• Gibt es zusätzliche Funktionen wie eine Sentiment-Analyse, die dir ein Stimmungsbild zu deiner Marke, Produkten oder Konkurrenten liefert? 

Monitoring

Spar dir ein separates Monitoring Tool, indem du dessen Arbeit von einem Social Media Management Tool übernehmen lässt. Idealerweise bist du in der Lage, Erwähnungen deiner Marke oder deiner Produkte von Konkurrenten oder andere wichtige Themen in sozialen Netzwerken zu verfolgen und mit Social Listening Trends aufzuspüren.

KI-Funktionen

Künstliche Intelligenz ist längst im Social Media Marketing angekommen. Mit den richtigen KI-Funktionen sparst du viel Zeit für wiederkehrende Aufgaben, beugst Fehlern vor und förderst kreative Prozesse.

Sehr hilfreich sind zum Beispiel KI-Tools, die auf Basis von Prompts oder Stichworten Texte verfassen beziehungsweise für verschiedene Plattformen umschreiben. Im Community Management profitierst du davon, wenn künstliche Intelligenz potenziellen Spam oder Hasskommentare verbirgt.

Wie funktioniert das Arbeiten im Team?

Wahrscheinlich wirst du Social Media Marketing nicht solo, sondern im Team betreiben. Deshalb ist es ratsam, bei der Auswahl eines Tools gesondert darauf zu achten, wie dieses Teamarbeit fördert beziehungsweise erleichtert.

Wichtige Punkte dabei sind:

• Welche Möglichkeiten hast du, Freigabeprozesse zu konfigurieren?
• Wie einfach ist die Zusammenarbeit aus dem Tool heraus mit Agenturen, Geschäftspartner:innen und Co?
• Wie leicht ist die Übernahme, wenn eine Person nicht anwesend ist?
• Wie gut funktioniert die teaminterne Kommunikation im Tool?

Viele dieser Fragen lassen sich besser in der Praxis als in der Theorie beantworten. Darauf kommen wir noch zurück.

Integrationen

Kein Social Media Management Tool kann alles, was du für deine Arbeit brauchst. Deshalb ist es praktisch, wenn du in deinem Tool direkt auf andere Software zugreifen kannst.

Ein gutes Beispiel ist eine Verknüpfung zu einem Design-Tool wie Canva. So hast du die Möglichkeit, in deinem Social Media Management Tool auf deine Entwürfe zuzugreifen und sie für neue Beiträge zu verwenden. Exportieren und Importieren ist nicht mehr nötig.

Sicherheit

Vergiss das Thema Sicherheit nicht. Schließlich vertraust du deinem Tool wertvolle Daten an. Geht etwas schief, steht die Reputation deines Unternehmens auf dem Spiel.

Aber wie erkennst du, ob es ein Anbieter ernst meint mit Datenschutz?

Achte besonders auf folgende Eigenschaften:

• Zertifizierungen, zum Beispiel nach ISO 27001, belegen, dass ein Unternehmen hohe Datensicherheitsstandards erfüllt. Um sie zu erhalten und zu behalten, sind regelmäßige Prüfungen durch externe Zertifizierungsstellen notwendig.
• Wenn sich Daten auf europäischen Servern befinden, ist das ein weiteres positives Zeichen.
• Informiere dich darüber, welche Berechtigungssysteme dir zur Verfügung stehen. Kannst du sicherstellen, dass nur Befugte auf sensible Informationen zugreifen und Posts absetzen?
• Für die Verbindungen zu Social-Media-Plattformen sollte das Tool offizielle APIs verwenden.

Weiterentwicklung und Updates

Die Social-Media-Welt ist schnelllebig. Deshalb ist es wichtig, dass dein Tool regelmäßig an neue Anforderungen angepasst wird. Dazu gehört, dass es neue Funktionen anbietet und zusätzliche Plattformen bedient. Ein erstes Gefühl dafür vermittelt ein Blick in ein Changelog.

Kosten

Die Kosten von Social-Media-Tools variieren stark und sie hängen von Faktoren wie dem Funktionsumfang ab.

Wichtige Unterschiede sind:

• Monatliche vs. jährliche Kosten: Viele Anbieter gewähren Rabatte bei jährlicher Abrechnung. Deshalb lohnt sich ein jährliches Abo meist.
• Kosten pro User/Monat: Manchmal werden Tools pro Nutzer:in abgerechnet, andere haben Paketpreise für eine bestimmte Teamgröße.
• Leistungspakete: Vielleicht willst du dein Tool nur für bestimmte Aufgaben verwenden? Dann kann es Sinn machen, eine abgespeckte Version zu buchen.
• Zusatzkosten: Achte auf mögliche Mehrkosten für zusätzliche Module, Marken- bzw. Kanalanzahl, Support oder Schulungen.

Überschlage, welche Kosten dir für manuelle Prozesse und externe Dienstleister entstehen, die ein Tool ersetzt. Berücksichtige auch die Zeitersparnis und den Gewinn durch potenzielle neue Leads und Kund:innen. So bekommst du einen ersten Eindruck davon, wie teuer dein Tool maximal sein sollte.

Stabilität und Rentabilität des Tool-Anbieters

Zugegeben, dieser Punkt ist nicht der naheliegendste. Andererseits ist es sehr schlau, den Anbieter aus wirtschaftlicher Sicht unter die Lupe zu nehmen – besonders, wenn du die Kosten für ein Tool zwölf Monate im Voraus bezahlst. Versuche, online Daten zum Umsatz und Gewinn des Unternehmens zu finden. Eine langsam, aber stetig wachsende Zahl an Angestellten deutet auf stabiles Wachstum hin. So minderst du das Risiko ein Tool zu wählen, das vielleicht in sechs Monaten schon gar nicht mehr existiert.

Startups, die durch Investments schnell wachsen, sind nicht automatisch No-Go’s. Sei dir aber bewusst, dass hier plötzliche Kurswechsel keine Seltenheit sind. Ein etablierter Anbieter mit jahrelanger Erfahrung bietet in der Regel weniger unangenehme Überraschungen.

Support und Benutzerfreundlichkeit

Bei Fragen oder Problemen ist ein schneller, kompetenter Support entscheidend. Natürlich ist es ideal, wenn er in deiner Sprache und rund um die Uhr zur Verfügung steht. Achte auf das Vorhandensein eines Live-Supports (Live-Chat).

Außerdem gilt: Das mächtigste Tool ist wenig wert, wenn es sich nicht bedienen lässt. Benutzerfreundlichkeit sorgt für schnelle, effiziente Abläufe und bessere Laune bei allen Beteiligten.

Vergleichen, testen, dann entscheiden

Die Entscheidung für ein Social Media Management Tool ist nicht unbedingt eine Entscheidung fürs Leben, aber im Zweifel fürs halbe Leben oder zumindest viele Jahre. Nimm dir deshalb Zeit dafür. Vergleiche Rezensionen zu verschiedenen Tools auf Plattformen wie OMR Reviews, Capterra oder G2.

In der Regel bieten professionelle Social Media Management Tools eine kostenlose Testversion an. Nutze diese Möglichkeit und teste das Tool ausgiebig im Team. Prüfe, wie gut es zu deinen Workflows und deiner Arbeitsumgebung passt. Nimm dabei besonders die oben aufgeführten Aspekte in den Blick.

Damit du bei der Suche nach dem richtigen Tool den Überblick behältst, haben wir eine Checkliste für dich erstellt. Hier findest du außerdem die Druckversion davon zum Download.