Wie du das richtige Social Media Management Tool findest

Professionelles Social Media Management ist anspruchsvoll und arbeitsintensiv. Das gilt bereits für Unternehmen, die sich auf nur einen Kanal konzentrieren. Spätestens wenn dein Team mehrere Plattformen mit Content bespielen und mehrere Communities betreuen will, ist es Zeit für ein Social Media Management Tool. So behaltet ihr die Übersicht und könnt alle Prozesse an einem zentralen Ort verwalten, vom Content Marketing bis zum Community Management. Außerdem bringen Social Media Management Tools wertvolle Funktionen mit, die die Arbeit erleichtern, Workflows effizienter machen und für bessere Ergebnisse sorgen.

Damit wären wir bei der entscheidenden Frage: Wie finde ich das richtige Social Media Management Tool? Mit diesem Blogbeitrag möchten wir dich Stück für Stück bei der Entscheidungsfindung begleiten.

Social Media Management Tool – zentrale Auswahlkriterien

Welche Ziele verfolge ich?

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An erster Stelle steht die Frage nach deinen Zielen. Was möchtest du erreichen und worauf liegt der Schwerpunkt deines Teams im Social Media Management?

Geht es in erster Linie darum,

• die Markenbekanntheit zu steigern?
• neue Zielgruppen zu erreichen?
• die Interaktion mit potenziellen KundInnen zu fördern?
• die Kundenzufriedenheit zu verbessern?
• Employer Branding zu betreiben?

Meistens gehen mehrere Ziele Hand in Hand. Außerdem wollen fast alle Unternehmen mit Social Media die Reichweite steigern. Allerdings macht es einen Unterschied, ob du Influencer auf sozialen Plattformen finden oder auf LinkedIn Employer Branding betreiben möchtest. Von den Schwerpunkten, die dein Team setzt, hängt es ab, welche Funktionen das Tool auf jeden Fall aufweisen sollte. Um beispielsweise Influencer zu finden, lege besonderen Wert auf das Monitoring.

Welche Kanäle soll mein Tool bedienen? 

Apropos Employer Branding auf LinkedIn, wichtig bei der Auswahl von Social Media Management Tools ist, welche Kanäle das Tool bedient.

Wir raten dir grundsätzlich:

Verwende ein Social Media Management Tool für alle deine Plattformen statt viele verschiedene. Selbst wenn zweiteres im ersten Moment billiger erscheint, zerstört der Mehraufwand diesen Vorteil schnell wieder.

Stelle dir folgende Fragen:

• Welche Plattformen sind aktuell wichtig für mein Unternehmen oder meine Organisation und welche möchte ich in Zukunft bespielen?

Die Antwort hängt vor allem davon ab, wo sich deine Zielgruppe aufhält und was du erreichen willst. Im B2B-Bereich lohnt sich ein Tool, das LinkedIn kann, für einen Mode-Onlineshop oder ein Einrichtungshaus ist Pinterest mehr als einen Blick wert. 

Dabei gilt: Mehr ist nicht immer mehr. Konzentriere dich lieber auf die wichtigsten Plattformen, anstatt überall präsent zu sein und überall halbe Sachen zu machen.  

• Ist das Tool beziehungsweise sein Anbieter offizieller Partner der Plattformen?

Wenn ja, kannst du davon ausgehen, dass du langfristig von allen wichtigen Funktionen des Netzwerks profitierst. Wenn nein … dann nicht.

• Lassen sich die Aktivitäten in allen Kanälen in einem Dashboard verwalten?

Je mehr du und deine Kollegen „springen“ müssen, desto aufwendiger ist die Arbeit.

•  Gibt es Einschränkungen für bestimmte Kanäle?

In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass es manche Plattformen nicht „gestatten“, bestimmte Funktionen mit Social Media Management Tools auszuführen. Das gilt aktuell zum Beispiel für das Veröffentlichen von Instagram Stories oder das Beantworten von Instagram Direktnachrichten.

Welche Funktionen sind wichtig?

Hast du geklärt, welche Kanäle du brauchst, ist es Zeit, sich mit den Funktionen zu beschäftigen.

Die folgenden gehören zu den Must-haves:

Planen und Erstellen von Beiträgen

Ein Kernelement im Social Media Marketing ist das Content Marketing. In diesem Bereich stellt ein Social Media Management Tool mit Redaktionsplan eine wesentliche Erleichterung dar. 

Aber Redaktionsplan ist nicht gleich Redaktionsplan. Achte nicht nur darauf, dass sich im Team Beiträge erstellen, bearbeiten und für die automatische Veröffentlichung planen lassen. Kanalübergreifendes Duplizieren von Beiträgen kann dir außerdem viel Zeit ersparen.

Idealerweise stehen dir verschiedene Post-Formate zur Verfügung, inklusive Videos und Posts mit mehr Bildern. Manche Tools sind außerdem mit Bildbearbeitungsfunktionen ausgestattet. Das heißt, du kannst Bilder für Facebook, Instagram oder Pinterest direkt in die richtige Form bringen und sogar ein wenig aufhübschen – ohne Umweg über ein externes Bildbearbeitungsprogramm. 

Außerdem macht es einen Unterschied, wie gut du bei der Erstellung und Prüfung von Content mit Kollegen im Tool kommunizieren kannst, Stichwort Feedback.

Social Engagement

Genauso wichtig wie das Content Marketing ist in der Regel das Community Management. Hier ist der große Vorteil eines guten Social Media Management Tools, dass dein Team die Interaktion auf allen Kanälen in einem Tool abwickeln kann und dabei immer den vollen Überblick hat.

Bei einem guten Social Media Management Tool findest du alle Kommentare, Postings, Erwähnungen und Direktnachrichten an einem zentralen Ort. Achte darauf, ob Tickets auf Post- oder Kommentar-Ebene erstellt werden. Vermutlich ist eine Variante angenehmer für dich als die andere. Eine besonders wichtige Community Management Funktion ist das problemlose Weiterleiten von Tickets an KollegInnen oder andere Abteilungen. Hilfreich ist außerdem, wenn sich benutzerdefinierte Benachrichtigungen einrichten lassen. So ist es leichter, schnell zu reagieren, um zum Beispiel einen drohenden Shitstorm im Keim zu ersticken.

Analyse

• Welche Kennzahlen bietet dir das Tool? Gehe an dieser Stelle zurück zu deinen Zielen und halte fest, welche Kennzahlen für dich ausschlaggebend sind.
• Wie bereitet es die Kennzahlen auf? Schließlich geht nichts über aussagekräftige Grafiken.
• Welche Möglichkeiten hast du, individuelle Reportings zu erstellen? Diese Funktion ist enorm wichtig, um Vorgesetzten und/oder KundInnen die Erfolge deines Teams zu präsentieren. Auch hier stechen bunte Grafiken Excel-Tabellen aus.
• Gibt es zusätzliche Funktionen wie eine Sentiment Analyse, die dir ein Stimmungsbild zu deiner Marke, Produkten oder Konkurrenten liefert? 

Monitoring

Spar dir ein separates Monitoring Tool, indem du dessen Arbeit von einem Social Media Management Tool übernehmen lässt. Idealerweise bist du in der Lage, Erwähnungen deiner Marke oder deiner Produkte von Konkurrenten oder anderer wichtiger Themen in sozialen Netzwerken zu verfolgen und mit Social Listening Trends aufzuspüren.

Wie funktioniert das Arbeiten im Team?

Wahrscheinlich wirst du Social Media Marketing nicht solo, sondern im Team betreiben. Deshalb ist es ratsam, bei der Auswahl eines Tools gesondert darauf zu achten, wie dieses Teamarbeit fördert beziehungsweise erleichtert.

Wichtige Punkte dabei sind:

• Welche Möglichkeiten hast du, Freigabeprozesse zu konfigurieren?
• Wie einfach ist die Zusammenarbeit aus dem Tool heraus mit Agenturen, Geschäftspartnern und Co.?
• Wie leicht ist die Übernahme, wenn eine Person nicht anwesend ist?
•  Wie gut funktioniert die teaminterne Kommunikation im Tool?

Viele dieser Fragen lassen sich besser in der Praxis als in der Theorie beantworten. Darauf kommen wir noch zurück.

Was sonst noch wichtig ist

Schließlich gibt es die vielen „kleinen“ Dinge, von denen sich in der Praxis schnell herausstellt, dass sie größer sind als gedacht:

• Serverstandort: Wo Server stehen, hat viel mit Sicherheit, vor allem mit Datenschutz zu tun.
• Support: Bei Fragen oder Problemen ist ein schneller, kompetenter Support entscheidend. Natürlich ist es ideal, wenn er in deiner Sprache und rund um die Uhr zur Verfügung steht. Achte auf das Vorhandensein eines Live-Supports (Live-Chat).
• Automatisierungen: Automatisierungen sparen viel Zeit. Das fängt bei vermeintlich wenig spektakulären Dingen an. Zum Beispiel lohnt es sich, wenn du Keywords definierst, die bestimmte Aktionen auslösen, etwa das Hinzufügen von Tags.
• Benutzerfreundlichkeit: Das mächtigste Tool ist wenig wert, wenn es sich nicht bedienen lässt. Benutzerfreundlichkeit sorgt für schnelle, effiziente Abläufe und bessere Laune bei allen Beteiligten.

Erst testen, dann entscheiden

Die Entscheidung für ein Social Media Management Tool ist nicht unbedingt eine Entscheidung fürs Leben, aber im Zweifel fürs halbe Leben oder zumindest viele Jahre. Denn ein Tool zu wechseln bedeutet erheblichen Aufwand.

Deshalb geht Testen über Studieren. In der Regel bieten professionelle Social Media Management Tools eine kostenlose Demo an. Nutze diese Möglichkeit und teste das Tool ausgiebig im Team.

Noch ein Tipp zum Schluss: Langfristig denken zahlt sich aus. Berücksichtige bei der Entscheidung für ein Social Media Management Tool nicht nur das, was du gerade brauchst, sondern auch die Funktionen, die in naher Zukunft wichtig sein könnten.

Damit du bei der Suche nach dem richtigen Tool den Überblick behältst, haben wir eine Checkliste für dich erstellt. Hier findest du außerdem die Druckversion davon zum Download.