11 Tipps für übersichtliches Social Media Management

Content planen und vorbereiten, Anfragen beantworten, Kommentare sichten… Social Media Management besteht aus vielen Bausteinen. Manchmal sind es so viele, dass der Überblick verloren geht und der Spaß an der Arbeit gleich mit. Damit steigt auch das Risiko von Fehlern.

Zum Glück gibt es einige einfache, aber effektive Maßnahmen, um die Übersicht zu behalten oder schnell wiederzubekommen. Hier stellen wir sie dir vor.

1. Prozesse klar definieren

Eigentlich ist es einfach: Wenn alle wissen, wer wann was tut, sind Prozesse effizienter und übersichtlicher. Das setzt voraus, Workflows genau zu definieren. 

Hilfreich dabei sind folgende Fragen

• Welche Stufen durchlaufen bestimmte Prozesse?
• Wer ist für was in welcher Stufe verantwortlich?
• Wer erteilt Freigaben? 
• Wann muss jede Teilaufgabe erledigt sein? Klare Deadlines beugen Stress vor, auch wenn es sich im ersten Moment nicht so anfühlt.

Vergiss Murphy’s Law nicht: Was passiert, wenn eine Person ausfällt oder der arglose Kommentar deines Kollegen einen Shitstorm lostritt? Welche Ansprechpartnerinnen gibt es für Probleme? In welcher digitalen Schublade findest du Notfallcontent, wenn du ihn brauchst? Es ist gut, wenn nicht nur eine Person die Antworten auf solche Fragen kennt, sondern im Falle eines Ausfalles mehrere Personen weiterwissen.

In größeren Organisationen ist es ratsam, Schnittstellen zwischen dem Social Media Team und anderen Unternehmensbereichen festzulegen. So weiß beispielsweise jedes Teammitglied, an welche:n Expert:in es sich bei fachspezifischen Fragen aus der Community wenden kann. Das verkürzt Antwortzeiten.

2. Informationen zentral zugänglich machen

Achte darauf, dass jede:r im Team Zugriff auf alle notwendigen Informationen hat. Am besten liegen diese an einem zentralen Ort bzw. mehreren zentralen Orten.

Sehr gut  geeignet als solcher Ort ist ein Social Media Management Tool mit Redaktionsplan. Idealerweise kann dein Team dort nicht nur Inhalte vorbereiten und planen, sondern auch Material ablegen und miteinander kommunizieren. 

Natürlich muss nicht jede:r auf alles Zugriff haben. Durch verschiedene Berechtigungen vermeidest du, dass die falsche Person im Redaktionsplan kreativ wird. 

3. Bibliotheken und Datenbanken anlegen

Außerdem hilft es bei der Themenrecherche und der Erstellung von Content, Bibliotheken anzulegen und zu pflegen, zum Beispiel

• Recherchebibliotheken mit Links und/oder Textabschnitten
• Sammlungen von Bildern und Videos
• Templates
• Hashtaglisten
• Ideensammlungen

Wenn du Bibliotheken thematisch strukturierst, lassen sie sich besser durchsuchen.

4. Posts und Konversationen kategorisieren

Auch Posts und Konversationen lassen sich für einen besseren Überblick kategorisieren, zumindest wenn deine Software dies zulässt.

In Swat.io kannst du für Inhalte Tags wie “Sommerkampagne” oder “Kundenservice” vergeben. Auf dieser Basis lassen sich Inhalte filtern. Dasselbe gilt für Tickets und sogar für User:innen aus der Community.

So bekommst du zum Beispiel eine Übersicht zu allen Posts eines bestimmten Themas.

5. Einheitliche Bezeichnungen verwenden

Ob Werbekampagnen, Visuals oder Workspaces in deinem Social Media Management Tool, einheitliche Bezeichnungen erleichtern die Orientierung und schaffen optimale Voraussetzungen dafür, dass jede:r im Team findet, was sie oder er sucht.

Zum Beispiel kannst du den Namen eines Produktes oder einer Kampagne voranstellen und dann den Step im Funnel sowie das Datum anschließen. 

Beachte außerdem folgende Tipps: 

• Achte darauf, dass Namen von Inhalten, die an Personen außerhalb deines Teams geschickt werden, für Außenstehende verständlich sind. Verzichte auf kryptische Abkürzungen, Running Gags und andere Insider. 
• Verwende Unterstriche statt Leerzeichen. 
• Gibt es mehrere Versionen von Dateien, verwende zusätzlich zum Datum eine Nummerierung.  

6. Arbeiten bündeln

Ganz lässt sich das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Themen und Aufgaben im Social Media Marketing nicht vermeiden. Aber oft lässt es sich reduzieren, indem du Arbeiten bündelst. 

Du erstellst visuelle Inhalte für die nächste Herbstkampagne? Vielleicht kannst du dabei gleich einen größeren Vorrat an Produktbildern anfertigen. Wettbewerbe bieten sich an, um User-Generated-Content zu sammeln, und wenn das Brainstorming für Silvester gut läuft, kommt vielleicht genug Material für dieses und nächstes Jahr zusammen.

Durch größere “Arbeitsblöcke” wird die Terminplanung automatisch übersichtlicher, als wenn du ständig von einem Thema zum nächsten springst. 

7. Serien und wiederkehrende Formate im Content Management nutzen

Contentserien sorgen für Struktur im Redaktionsplan und erleichtern die Suche nach neuen Ideen. Fans geben sie einen guten Grund, immer wieder einmal bei deinem Account vorbeizusehen. 

Für eine Buchhandlung ist es beispielsweise naheliegend, Mitarbeiter:innen ihre aktuellen Lieblingsbücher vorstellen zu lassen.

In jeder Branche kannst du Mitarbeiter:innen vorstellen. Dabei macht es dein Unternehmen noch menschlicher, wenn diese nicht nur von Ihrem Job sprechen, sondern Einblicke in ihr Leben oder persönliche Tipps geben:

Wochentag-Hashtags sind ebenfalls eine Möglichkeit, Redaktionspläne zu strukturieren. Du kannst auch Tage festlegen, an denen du bestimmte Post-Formate veröffentlichst, zum Beispiel ein Bild oder Video.

8. Übergaben regeln

Gestern hat sich deine Kollegin in den Urlaub verabschiedet und heute fällt dir ein, dass du ihre Vertretung bist? Übersichtliches Arbeiten sieht anders aus. Mit einer geregelten Übergabe beugst du solchen Momenten vor. 

Hilfreich ist ein Übergabeprotokoll, das wichtige Informationen enthält, sodass du bei Bedarf nachsehen kannst. In jedem Fall muss die Vertretung Zugriff auf alle wichtigen Kanäle, Archive etc. haben. In Swat.io kannst du außerdem einstellen, dass du gerade out of office bist. Dann können dir Teammitglieder keine Posts oder Tickets mehr zuweisen, sodass nichts in der Luft hängen bleibt.

9. Projektmanagement Tools verwenden

Ein gutes Social Media Management Tool gibt dir viele Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen und Workflows reibungslos zu gestalten. Aber manchmal lohnt es sich, zusätzlich ein Projektmanagement-Tool zu verwenden. 

Empfehlenswerte Vertreter sind zum Beispiel Asana, Trello oder Jira. Am besten probierst du verschiedene Tools aus, bevor du dich entscheidest. In der Regel ist das kostenlos möglich. 

10. Multitasking vermeiden

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Können vor Lachen, denkst du dir vielleicht. Tatsächlich kommen speziell One Man bzw. Woman Teams im Social Media Marketing nicht darum herum, unterschiedliche Dinge gleichzeitig zu tun. 

Aber selbst dann lohnt es sich, Arbeiten so gut wie möglich zu konzentrieren. Denn Multitasking verursacht Stress und macht fehleranfällig. Nutze Chancen, dich konzentriert einem Thema oder einer Aufgabe zu widmen.

11. Nicht zu viele Kanäle bespielen

Wenn sich ein Team zu viel vornimmt, helfen die besten Tools und Tipps für mehr Übersicht nichts. 

Wählt deshalb die Kanäle, die ihr bespielen wollt, sorgfältig und mit Maß aus. Denke daran: Erfolgreiches Social Media Marketing lebt von regelmäßigem Posten und fleißiger Interaktion mit der eigenen Community. Deshalb lieber weniger, aber richtig. 

Entscheidend ist,

• wo sich die eigene Zielgruppe aufhält und
• wo sich die eigenen Produkte oder Dienstleistungen gut vermarkten lassen. 

Wenn dein eigenes Team mit Instagram und LinkedIn alle Hände voll zu tun habt, überlegt es euch gut, bevor ihr auf TikTok aktiv werdet.

Übersicht braucht Struktur

Leider kommt der perfekte Überblick nicht von allein. Warten reicht also nicht. Doch oft ist gar nicht viel notwendig, um Ordnung ins Chaos zu bringen. Schon das Definieren fester Prozesse, die Anschaffung guter Tools und das zentrale Sammeln wichtiger Informationen können einen großen Unterschied machen. 

Dabei lassen sich Strukturen stückweise optimieren. Regelmäßiges, gemeinsames Analysieren hilft, sogar erprobte Workflows noch ein Stück besser zu machen.