11 Tipps für den perfekten Social Media Redaktionsplan

Wenn du professionelles Social Media Marketing betreibst, solltest du auf keinen Fall auf einen Social Media Redaktionsplan verzichten. Mehr noch: Je besser der Plan, desto einfacher und schneller erreichst du deine Ziele. 

In diesem Artikel erfährst du, 

• warum ein Redaktionsplan so wichtig ist,
• welche verschiedenen Arten es gibt, ihn zu erstellen, und
• wie du deinen Plan so nutzt, dass er deine Marketing Maßnahmen effizienter und erfolgreicher macht. 

Warum ein Redaktionsplan so wichtig ist

Es gibt sehr viele gute Gründe, warum ein Redaktionsplan ein zentrales Element von Social Media Marketing ist:

• Du behältst den Überblick: Mit einem Redaktionsplan behältst du auch bei vielen Kanälen den Überblick. Du erkennst schnell, wo noch Optimierungsbedarf ist, ob einzelne Bestandteile zusammenpassen, ob dein Content Marketing auf Social Media abwechslungsreich ist und wo das Risiko von Lücken besteht.
• Du bist produktiver: Wenn du deine Kommunikationsstrategie über viele Kanäle hinweg an einem zentralen Ort planst, steigt die Produktivität.
• Du postest regelmäßig: Ein Redaktionsplan führt dir klar vor Augen, welche Postingintervalle und Ziele du dir gesteckt hast. So fühlst du dich stärker verpflichtet, deinen Plan einzuhalten.
• Dein Content wird immer besser: Du wirst sehen: Durch die regelmäßige Planung und Erstellung von geplantem Content wird das Marketing (fast) von allein immer besser. 
• Es gibt weniger Fehlerquellen: Ein Redaktionsplan hilft gegen Vergesslichkeit, Kommunikationslücken und viele andere Dinge, die Social Media Marketing zum Straucheln bringen.
• Alle Beteiligten sind entspannter: Gute Planung beugt Stress vor und gibt allen Beteiligten ein gutes Gefühl. Letzten Endes spart sie auch eine Menge Zeit, zum Beispiel in der Kommunikation. Denn mit einem guten Plan weißt du sofort, wer gerade woran arbeitet.

Verschiedene Arten, einen Redaktionsplan zu erstellen

Ein Social Media Redaktionsplan lässt sich auf verschiedene Arten erstellen: 

• Manuell auf Papier

Du hast gerne etwas zum Anfassen? Dann kannst du deinen Redaktionsplan auf Papier erstellen. Am besten verwendest du dafür einen Wandkalender in möglichst großem Format. So hast du zumindest für einen Monat alles im Blick. 

Allerdings ist diese Methode für Teams eher ungeeignet. Außerdem ist sie wenig flexibel. Denn wenn du Beiträge verschieben, löschen oder ändern willst, wird dein Plan schwer lesbar. Dasselbe gilt, wenn du viele verschiedene Aspekte darin unterbringen willst. Dafür fehlt sogar bei sehr, sehr großen Wandkalendern der Platz.

• Mit Excel oder Google Spreadsheet

In einem Excel-Sheet lässt sich hervorragend die Content-Planung für mehrere Kanäle und mehrere Monate unterbringen. Scheust du den Aufwand, eine eigene Struktur zu erstellen, kannst du auf eine kostenlose Vorlage zurückgreifen. Ein Template für einen Redaktionsplan findest du zum Beispiel in unserem kostenlosen eBook “From Zero to Hero. Das Social Media Marketing Strategie Kit„.

Wichtig für Teams ist, dass möglichst alle zu jeder Zeit und an jedem Ort auf den Plan zugreifen können. Dafür lohnt es sich, statt mit einem klassischen Excel-Dokument mit Google Docs zu arbeiten. So oder so hat diese Methode den Nachteil, dass es bei vielen Kanälen schnell übersichtlich wird.

• In Trello

Wenn du einen Schritt weitergehen willst, bietet sich Trello an. Das beliebte Projektmanagement-Tool arbeitet nach dem Kanban-Prinzip. Du kannst Boards mit Listen anlegen und in diesen Listen Kärtchen mit Aufgaben bzw. Projektschritten erstellen. Bei einem Social Media Redaktionsplan bilden die einzelnen Kärtchen in der Regel Posts ab. 

Das Tolle an Trello ist die große Flexibilität des Online-Tools. Du kannst nach Belieben Kärtchen mit Beschreibungen versehen, Bilder oder andere Dateien anhängen, sie Personen zuweisen und markieren. Außerdem ist es einfach, Kärtchen zwischen Listen zu verschieben, zum Beispiel von “geplant” über “in Arbeit” zu “in Prüfung” und “Veröffentlicht”. Als Online Tool ermöglicht Trello Teamarbeit an jedem Ort. Dabei bietet schon der kostenlose Tarif viele Funktionen.

Besonders praktisch für die Planung von Social Media Content ist die Kalenderansicht. Für die Veröffentlichung von Posts musst du allerdings auch bei dieser Variante in den jeweiligen Kanal wechseln.

• Mit einem Social Media Management Tool

Noch leichter als Trello ist die Arbeit mit einem Redaktionsplan, wenn du ein Social Media Management Tool verwendest.

Der große Vorteil dabei: Ein Tool wie Swat.io ist speziell für Social Media Management ausgelegt und bietet dir viele wertvolle Funktionen, die weder Excel noch Trello mitbringt. Dazu gehört etwa ein übersichtliches Freigabesystem oder das Duplizieren von Beiträgen über Kanäle hinweg. Außerdem lässt es sich direkt mit deinen Social Media Kanälen verknüpfen.

Bei Swat.io kannst du Beiträge nicht nur im Tool planen, sondern gleich über dieses veröffentlichen. Dasselbe gilt für das Beantworten von Kommentaren, Nachrichten und Erwähnungen. Dein Team hat alles an einem Ort, einschließlich der Analyse. Das stellt gerade bei vielen Kanälen eine große Arbeitserleichterung dar.

Der Nachteil gegenüber eines Google Docs: Gute Social Media Management Tools sind kostenpflichtig. Dieser Faktor relativiert sich allerdings schnell, wenn du die Zeitersparnis oder die Vorteile durch eine effiziente und zuverlässige Vorausplanung berücksichtigst.

Tipps für einen erfolgreichen Social Media Redaktionsplan

Du hast dich für eine Variante entschieden? Dann helfen dir die folgenden Tipps, von Beginn an das meiste aus deinem Redaktionsplan herauszuholen.

1. Aufbau: Diese Punkte sollten in deinem Plan nicht fehlen

Social Media Management Tools schlagen dir für deinen Redaktionsplan einen Aufbau vor. Anders sieht es aus, wenn du deinen Plan ohne Vorlage in Excel erstellen willst oder zwischen verschiedenen Vorlagen schwankst. Dann stehst du wahrscheinlich vor der Frage, welche Punkte besonders wichtig sind.

Grundsätzlich solltest du vor allem auf folgende Elemente achten:

• Thema des Posts
• Autor bzw. Verantwortlicher
• Lektor
• Geplantes Datum
• Kanäle, auf denen der Beitrag erscheinen soll
• Aktueller Status (geplant, in Freigabe usw.)
• Format (Text, Bild, Video, Karussel,…)
• Anhänge (z.B. Bild- oder Videodateien)

Zusätzlich kannst du zum Beispiel die Zielgruppe nennen, an die sich der Post richtet. 

Wichtig: Achte immer darauf, dass der Plan für alle Beteiligten übersichtlich bleibt. Excel-Dokumente mit unzähligen Spalten sorgen für Verwirrung. Deshalb ist es auch besser, Farben, Fettungen und Co. gut dosiert einzusetzen. Sonst ist dein Plan zwar schön bunt, aber schwer lesbar.

2. Rechtzeitig im Voraus planen

Wie lange du Beiträge im Voraus planst, hängt natürlich auch von eigenen Vorlieben und Arbeitsabläufen ab. Meistens ist es aber vorteilhaft, mehrere Wochen bis Monate zu planen. 

Das heißt nicht, dass dein Social Media Redaktionsplan für diese Zeit in Stein gemeißelt ist. Schließlich weiß niemand heute, welche Ereignisse in ein paar Wochen deine Planung durcheinanderwirbeln. Aber ein festes Gerüst gibt Sicherheit und unterstützt reibungslose Abläufe. Damit fällt es auch leichter, den berühmten roten Faden zu verfolgen. Oder zu merken, wenn er verloren geht.

3. Verantwortlichkeiten klären und für Transparenz sorgen

Wer war nochmal für diesen Post zuständig, wer hat diesen Blogpost kontrolliert und warum ist dieser Kommentar noch unbeantwortet? Idealerweise erhältst du die Antworten auf diese und ähnliche Fragen bei einem Blick auf deinen Redaktionsplan. 

Das klappt aber nur, wenn Verantwortlichkeiten für jede Aktivität klar benannt sind und auch im Nachhinein nachvollziehbar sind.

Swat.io bringt ein Aktivitätenprotokoll für jeden Beitrag mit. Mithilfe von dieser Funktion lässt sich sofort nachvollziehen, wer wann was gemacht hat und wer gerade für was zuständig ist.

4. Status von Beiträgen immer deutlich machen

Ist ein Artikel noch in Bearbeitung, Korrektur, freigegeben? Erfolgreiches Arbeiten mit einem Social Media Redaktionsplan hängt davon ab, dass der Status von Beiträgen zu jedem Zeitpunkt deutlich gekennzeichnet ist. Wenn dein Team in Trello arbeitet, bedeutet das zum Beispiel, Kärtchen sofort nach der Artikelerstellung in die Liste “in Korrektur” zu verschieben.

5. So vermeidest du Sackgassen

Im hektischen Social-Media-Alltag fällt schnell mal unter den Tisch, wenn ein Kollege kurzfristig eine Konferenz besucht, krank oder in Urlaub ist. Das gilt besonders in größeren Teams oder wenn Mitglieder von zu Hause aus arbeiten. Dann besteht das Risiko, dass ein Beitrag zur Freigabe bei einer Person liegt, die gerade ihre Luftmatratze in den Pool schiebt. 

Vermeiden lässt sich so eine Situation, indem du Abwesenheiten in deinen Social Media Redaktionsplan mit aufnimmst, zum Beispiel durch einen (gut sichtbaren) Kommentar oder eine Markierung. In Swat.io stehen dir Abwesenheitsnotizen zur Verfügung. Mit der richtigen Einstellung ist es hier gar nicht möglich, Beiträge Personen zuzuweisen, die nicht “im Dienst” sind. 

6. Beiträge in verschiedenen Kanälen posten

Prinzipiell ist es wichtig, dass du beim plattformübergreifenden Social Media Marketing die Eigenheiten verschiedener Kanäle im Blick behältst und nicht jeden Post in derselben Form auf Facebook, LinkedIn und Twitter postest. 

Allerdings gibt es Fälle, in denen genau das funktioniert. Dann profitierst du davon, wenn du Beiträge wie in Swat.io duplizieren kannst. 

7. Veröffentlichungszeiten optimieren

Das Timing entscheidet mit über den Erfolg oder Misserfolg von Social Media Marketing. Dabei unterscheiden sich die idealen Zeiten für die Veröffentlichung je nach Netzwerk, aber auch abhängig von der Zielgruppe und ein paar anderen Faktoren, die sich nur schwer berechnen lassen. 

Als Richtwerte können folgende Zeitfenster dienen: 

• Facebook: 9 – 15 Uhr (unabhängig vom Tag)
• Twitter: (werktags zwischen 12 und 15 Uhr sowie gegen 17 Uhr)
• Instagram: Frühmorgens (7 bis 8 Uhr) sowie 17 Uhr
• LinkedIn: Dienstag, Mittwoch und Donnerstag zwischen 7 und 8 Uhr, um 12 Uhr und zwischen 17 und 18 Uhr

Tipp: Wahrscheinlich hast du schon einmal von #mondaymood oder #ThrowBackThursday gehört. Unter diesen Wochentag-Hashtags veröffentlichen Tausende von Nutzern jede Woche passende Inhalte. Sie sind auch ein guter Aufhänger für “Content-Serien”. Außerdem eignen sie sich, um spontan auftretende Lücken zu stopfen.

8. Beiträge wiederholen

Oldies but Goodies. Manche erfolgreichen Beiträge lassen sich wiederholen, zum Beispiel, wenn es einen äußeren Anlass gibt. Blogartikel beispielsweise, die bei deiner Zielgruppe gut angekommen sind, kannst du ein zweites oder vielleicht sogar drittes Mal posten, um noch mehr Nutzer darauf aufmerksam zu machen. Vorausgesetzt natürlich, sie sind inhaltlich noch aktuell.

Wenn du ein Thema “pushen” möchtest, lässt sich das sogar im Voraus planen. Aber lass zwischendurch etwas Zeit verstreichen und wiederhole dich nicht zu oft. Sonst wirkt es so, als würde dein Account nur aus Recycling bestehen. 

9. Feiertage und Events berücksichtigen

Social Media Marketing spielt sich nicht im luftleeren Raum ab. Deshalb ist es sehr wichtig, dass dein Redaktionsplan Feiertage und Ferien berücksichtigt. Dasselbe gilt für Events. 

Vielleicht findet in zwei Wochen eine Messe statt, die für deine Branche wichtig ist. Oder es ist Black Friday und deine Zielgruppe wartet auf Angebote. Markiere solche Termine im Plan. So kannst du dir in Ruhe und mit viel Vorlauf überlegen, wie du sie auf Facebook oder Instagram aufgreifst.

10. Spontan bleiben

Wir haben es schon angesprochen: Nicht alles lässt sich planen. Letzten Endes ist dein Social Media Redaktionsplan eine Vorlage, von der dein Team abweichen kann, wenn etwas Besonderes passiert ist. 

Manchmal sollte es das sogar, dann zum Beispiel wenn ein Ereignis eintritt, das deine Zielgruppe stark beschäftigt. Ignorierst du dieses Ereignis, kann der Eindruck entstehen, dass sich dein Team nicht für eure Follower interessiert und nur business as usual macht. Ein gutes Beispiel dafür ist die Corona-Krise, die vor keinem Redaktionsplan Halt gemacht hat. 

11. Notfallreserven für spontane Lücken anlegen

Auch wenn du deinen Redaktionsplan gründlich geplant hast, entstehen spontane Lücken. Ein Grund dafür kann sein, dass sich ein Beitrag nicht wie geplant realisieren lässt oder eine zuständige Person krank wird.

Dann ist es leichter, entspannt zu bleiben, wenn du vorgesorgt hast. Am einfachsten geht das mit einem Pool an “Notfall”-Themen bzw. -Posts. Mit einer Sammlung von User-generated Content beispielsweise hast du Material, um Lücken so zu stopfen, dass es keiner merkt.

In Swat.io kannst du dafür einen Content-Planungskanal anlegen und Beiträge bei Bedarf auf deine Social Media Kanäle duplizieren.

Redaktionspläne wachsen mit

Der erste Redaktionsplan ist selten perfekt, aber du wirst sehen: Je länger du und/oder dein Team damit arbeitet, desto reibungsloser klappen die Abläufe und desto mehr profitiert ihr von einem starken Fundament für das Social Media Marketing.

Natürlich ist es daher wichtig, regelmäßig zu analysieren und zu optimieren. Wöchentliche Teamsitzungen beispielsweise sind eine gute Gelegenheit, um Verbesserungspotenzial in der Planung anzusprechen und auch Kennzahlen wie die Engagement Rate geben Hinweise darauf, an welchen Schrauben du noch etwas drehen solltest.