Social Media Workflow – mit diesen Tipps sorgst du für effiziente Arbeitsprozesse

Die Content-Erstellung hängt hinterher, Kunden beschweren sich über lange Antwortzeiten und warum hat keiner gemerkt, dass die Interaktion auf Instagram gleich Null geht?

Wenn Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt sind, hat das im Social Media Marketing schnell spürbare Folgen. Gut eingespielte, effiziente Social Media Workflows bringen dagegen gleich zwei große Vorteile mit sich:

1. Sie helfen dir und deinem Team, eure Ziele zu erreichen.
2. Die Arbeit macht mehr Spaß und kostet weniger Nerven.

Wir haben ein paar Tipps für dich, wie dein Team Social Media Workflows optimiert und mehr für alle Beteiligten herausholt. Außerdem stellen wir dir Tools vor, die dich im Arbeitsalltag unterstützen, und Techniken für konzentriertes Arbeiten.

Tipps für bessere Workflows

Content-Planung und Erstellung, Community Management, Monitoring… Social Media Marketer sind mit einer Fülle von Aufgaben konfrontiert. Mit den folgenden Maßnahmen behältst du leichter den Überblick.

Klare Ziele formulieren

Ausgangspunkt für jede erfolgreiche Social Media Strategie und effektive Workflows sind klare Zielsetzungen. Dabei kannst du dich an der SMART-Methode orientieren. Dementsprechend sollten deine Ziele die folgenden Eigenschaften aufweisen:

• Präzise (specific)
• Messbar (measurable)
• Realisierbar (attainable)
• Relevant (relevant)
• Terminiert (time based)

Oft ist es sinnvoll, für unterschiedliche Kanäle wie Facebook, Twitter oder Instagram verschiedene Ziele zu formulieren und diese auf kleine Zeitabstände herunterzubrechen. Ein Beispiel für ein solches Ziel wäre es, deine Follower auf Instagram pro Woche um X neue Fans zu vermehren oder in einem Monat X Leads zu generieren.

Wichtig: Vereinbare in festen Abständen Meetings, in denen du und dein Team die Ergebnisse eurer Social Media Aktivitäten analysiert und Konsequenzen besprecht. So habt ihr die Möglichkeit, Maßnahmen flexibel anpassen.

Redaktionsplan einsetzen

Ein Redaktionsplan bzw. Redaktionskalender ist ein Must-have im Content Marketing. Idealerweise gibt er allen Beteiligten einen schnellen Überblick über alle geplanten und veröffentlichten Beiträge für alle deine Kanäle.

Wichtige Bestandteile eines Redaktionsplans sind

• Datum- und Zeitangaben
• Beiträge (inklusive eventueller Quellenangaben)
• Status der Beiträge (geplant, veröffentlicht, nicht veröffentlicht, evtl. auch genehmigt)
• Deadlines für die Erstellung
• Verantwortlichkeiten (Wer ist für Beitrag X verantwortlich?)

Einzelpersonen bzw. kleine Unternehmen mit wenigen Social-Media-Kanälen können Ihren Redaktionsplan mit Excel oder sogar auf Papier erstellen. Wenn du viele Kanäle bespielst und deine Community mehr als ein paar Hundert Follower fasst, raten wir zu einem Social Media Management Tool mit integriertem Redaktionskalender.

Wichtig: Stelle für optimale Content Marketing Workflows im Team sicher, dass jedes Teammitglied auf den Redaktionsplan zugreifen kann. Gleichzeitig ist es wichtig, Verantwortlichkeiten klar festzulegen – womit wir beim nächsten Punkt wären.

Prozesse und Verantwortlichkeiten festlegen

Arbeitsprozesse im Content Marketing lassen sich in Phasen unterteilen, zum Beispiel

• Planung
• Erstellung
• Veröffentlichung
• Monitoring bzw. Analyse

Hinzu kommen vielleicht noch Themenrecherche und Feedbackschleifen. Im Redaktionsplan lassen sich die einzelnen Prozesse festlegen, ebenso die dafür verantwortlichen Personen. Dabei ist es auch hier hilfreich, mit regelmäßig stattfindenden Redaktionssitzungen zu arbeiten. So bietet sich ein wöchentliches “Redaktionsmeeting” etwa am Montagmorgen an.

Auch im Community Management ist es zentral für effizientes Arbeiten, Prozesse und Verantwortlichkeiten klar festzulegen. Relevante Fragen in diesem Zusammenhang sind:

• Wer ist für welche Kanäle und welche Themen zuständig?
• Wie lässt sich sicherstellen, dass Kommentare und Anfragen schnell beantwortet werden?
• Wie sieht die Krisenkommunikation aus? Welche Personen sind in schwierigen Fällen in welcher Reihenfolge zu benachrichtigen?

Für reibungslose Community Management Workflows profitierst du von Tools, die eine Ticket Inbox beinhalten. Durch einen solchen Posteingang hast du an einer zentralen Stelle den Überblick über alle Interaktionen mit Followern auf verschiedenen Kanälen. Es lassen sich automatisch Anfragen an die richtigen Personen zuteilen und du kannst sicherstellen, dass nichts verlorengeht.

Tipp: Social Media Guidelines helfen dabei, ein tragfähiges Fundament für dein Community Management zu legen und Richtlinien für alle zu geben, die in einem Unternehmen mit dem Thema Social Media zu tun haben.

Fixe Social Media Workflows etablieren und sich daran halten

Sobald klar ist, wer wofür zuständig ist, solltest du gemeinsam mit allen Beiteiligten konkrete Workflows definieren. Am besten schreibst du sie in einem zentralen Dokument nieder. Bei Unklarheiten kannst du dich jederzeit darauf beziehen und neue Teammitglieder können alle Informationen einfach nachlesen.

Zentrale Informationen, die du festhalten solltest, sind die einzelnen Stufen deines Workflows, wie lange sie jeweils dauern und wie die Übergaben zwischen Personen abgewickelt und dokumentiert werden.

Am besten lässt du dich von folgenden Beispielen für gute Workflows inspirieren:

• Content-Produktion: Je nachdem, wie viele Personen an der Erstellung von Inhalten mitwirken, wird dein Workflow unterschiedlich viele Stufen haben. Lege fest, welche Bestandteile du für einen Post, eine Story oder ein Video brauchst. Nehmen wir an, du möchtest eine Infografik veröffentlichen. Dafür wirst du eine:n Grafiker:in briefen müssen und Feedbackschleifen einplanen, für den Post-Text möchtest du vielleicht etwas Zeitpuffer haben und die finale Freigabe muss in einem gewissen Zeitraum erfolgen, um rechtzeitig posten zu können. Plane für jede Stufe einen realistischen Zeitrahmen ein. Für langfristig planbare Posts kannst du zwei bis drei Tage Vorlaufzeit kalkulieren um alles stressfrei vorzubereiten.

• Content-Freigaben über Abteilungen hinweg: Manchmal muss jemand aus einem externen Team einbezogen werden. Sorge dabei dafür, dass alle Involvierten jederzeit wissen, bei wem der Ball gerade liegt. In einem Social Media Management Tool kannst du Post-Entwürfe an Personen zuweisen, um klar zu dokumentieren, wer gerade dafür zuständig ist. Hat die jeweilige Person ihren Teil erledigt, weist sie den Beitrag der nächsten Person zu. Das erspart jede Menge Rückfragen.

• Bereitstellen von Post-Ideen: Die besten Ideen für Inhalte kommen oft von Kolleg:innen, die viel bei Kund:innen unterwegs sind oder Events besuchen. Für das Social Media Team ist es optimal, wenn sie ihren Input unkompliziert platzieren können und das Team dann den jeweiligen Post ausarbeitet. Lege fest, wo Ideen gesammelt werden sollen. Das kann direkt im Social Media Redaktionsplan oder in einem Projektmanagement-Tool passieren. Wichtig ist, dass jemand aus dem Social-Media-Team benachrichtigt wird und du klar festlegst, wie das Thema weiter bearbeitet wird.

Automatisierungen einrichten

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Im Alltag eines Community Managers kosten ständig wiederkehrende Aufgaben und Aktivitäten viel Zeit. Mithilfe von Automatisierungen sparst du einen Teil dieser Zeit ein. Voraussetzung dafür ist die richtige Software. Fortgeschrittene Social Media Management Tools erlauben es dir, ausgewählte Vorgänge automatisch ablaufen zu lassen.

Für den Kundenservice lohnt sich bei vielen Unternehmen der Einsatz von Chatbots. Diese lassen sich mit geeigneten Programmen sogar ohne Programmierkenntnisse entwickeln und individuell auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden. Je nach Chatbot nehmen sie dir nicht nur die Beantwortung von Routinefragen ab, sondern können Bestell- und Buchungsvorgänge durchführen.

Zeitmanagement-Techniken

Wo ist die Zeit nur wieder geblieben und warum habe ich heute nur die Hälfte von dem geschafft, was ich mir vorgenommen habe? Wenn du keine Lust mehr auf diese Fragen hast, helfen dir vielleicht die folgenden Zeitmanagement-Techniken.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro Technik stammt von Francesco Cirillo. Sie basiert auf einem ebenso simplen wie effektiven Prinzip:

• Teile deine Arbeit in Einheiten à 25 Minuten ein.
• Nach jeder Einheit legst du 5 Minuten Pause ein.
• Hast du vier Mal 25 Minuten gearbeitet, ist es Zeit für eine 30-minütige Pause.

Wichtig ist, dass du dir vorher eine Liste von Aufgaben für den Tag machst, die du nacheinander abhaken kannst. Natürlich müssen größere Aufgaben auf mehrere Arbeitseinheiten verteilt werden.

Die Pomodoro-Technik hat durch die überschaubaren Arbeitseinheiten und regelmäßigen Pausen viele Vorteile: Dazu gehört, dass man leichter bei der Sache bleibt, weniger gestresst und letztlich produktiver ist.

Der Name “Pomodoro” (italienisch für “Tomate”) kommt übrigens daher, dass Francesco Cirillo die Zeit mit einer Eieruhr in der Form einer Tomate maß.

Eisenhower-Technik

Oft scheitert der Social-Media-Alltag daran, dass die wichtigsten Dinge liegenbleiben und stattdessen viele E-Mails geschrieben werden.

In diesem Fall hilft das Eisenhower-Prinzip:

Ordne alle Aufgaben für den Tag einer Matrix mit den folgenden vier Quadranten zu:

• wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
• wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
• nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
• weder wichtig noch dringend (D-Aufgaben)

Abarbeiten lässt sich die Matrix zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik. Dabei kannst du grundsätzlich nach dem Prinzip in der Grafik vorgehen. Demnach ist es zum Beispiel ratsam, wichtige und dringliche Dinge sofort selbst zu erledigen, nicht wichtige aber dringliche Jobs dagegen zu delegieren (falls möglich).

Du bist dir unsicher, wie dringend eine Aufgabe wirklich ist? Stell dir die Frage, was passiert, wenn du die Aufgabe erst später abarbeitest oder einem Mitarbeiter überträgst. Die Antwort hilft dir bei der Einordnung in die einzelnen Quadranten.

Natürlich lebt auch die Eisenhower-Methode davon, dass du sie regelmäßig und für jeden Tag anwendest.

Tools für mehr Produktivität

Social Media Marketing hängt entscheidend von den richtigen Tools ab. Allerdings brauchst du keinen riesigen Werkzeugkasten. Oft ist es besser, sich auf eine kleine und feine Auswahl zu begrenzen. Wir haben ein paar heiße Kandidaten.

Social Media Management Tool – Swat.io

Ein gutes Social Media Management Tool ist Dreh- und Angelpunkt des Social Media Marketings in vielen Unternehmen.

Swat.io gibt dir die Möglichkeit, deine Workflows im Content Marketing und Community Management umfassend zu optimieren. Du profitierst von einem Redaktionsplan für das Planen, Erstellen und Veröffentlichen sowie von einer zentralen Ticket Inbox, in der dein Team alle Anliegen der Community schnell und zielgerichtet beantworten kann. Weise Verantwortlichkeiten zu und bleibe immer auf dem Laufenden darüber, wer was wann und wo bearbeitet. Um die Effizienz zu steigern, lassen sich ausgewählte Prozesse automatisieren.

Evernote

Das preisgekrönte digitale Notizbuch Evernote ist ideal für die Themenrecherche. Du kannst damit

• Quellen festhalten, von ganzen Artikeln über Links bis hin zu Screenshots, Bildern oder Textpassagen,
• dieses persönliche Archiv mit Hilfe von Schlagworten durchsuchen,
• Quellen und Co. mit deinem Team teilen und so ein gemeinsames Redaktionsarchiv erstellen,
• Beiträge oder Präsentationen in der App entwerfen und anschließend exportieren.

Evernote lässt sich auf verschiedenen Geräten synchronisieren und mit Hilfe von Templates sogar für die Redaktionsplanung verwenden.

Die Preise reichen von kostenlos in der Basisvariante bis hin zu monatlich 13,99 € für Evernote Business.

Canva oder Spark

Kein Social Media Marketing ohne die richtigen Bilder und Videos. Aber wie erstellt man schnell und einfach gut aussehende visuelle Inhalte?

Die Antwort: Mit Canva oder Adobe Spark. Beide bringen eine große Anzahl an Vorlagen für unterschiedliche Einsatzzwecke mit. Spontan mal eine Infografik erstellen oder Bilder für einen Instagram Post zurechtschneiden, das ist so kein Problem mehr. Fundierte Grafikdesign-Kenntnisse sind nicht notwendig. Adobe Spark kann in der richtigen Variante sogar Videos und Webseiten. Die Preise fallen ähnlich aus und reichen von 0 Euro bis hin zu 27 € bzw 23,79 €.

Projektmanagement-Tools

Projektmanagement Tools sind eine wertvolle Ergänzung zu einem Social Media Management Tool. Sie helfen, Brainstorming zu betreiben, Aufgaben im Team zuzuweisen und mit Deadlines zu arbeiten.

Zu den bekanntesten Vertretern gehören Trello und Asana. Beide basieren auf dem Kanban-Prinzip und zeichnen sich durch ihre leichte Bedienbarkeit aus. Trello ist schon in der kostenlosen Variante eine wertvolle Unterstützung, Asana ermöglicht die Integration von mehr als 100 Tools inklusive Slack und GoogleDrive.

Alternativ lohnt sich ein Blick auf weniger bekannte Vertreter. Factro beispielsweise besticht mit vielen nützlichen Features für die Zusammenarbeit im Team.

Apps gegen Ablenkungen

Es fällt dir schwer, dich konzentriert mit einzelnen Tasks zu befassen? Die App Be Focused unterstützt dich im nie endenden Kampf gegen Ablenkung. Mit ihrer Hilfe kannst du Arbeit- und Pausenintervalle festlegen und den Tag sinnvoll strukturieren.

Forest motiviert handyaffine Nutzer, die ein Herz für Pflanzen haben. Denn hier wächst in den von dir ausgewählten Zeiträumen ein Baum. Gelingt es dir nicht, bis zum Ablauf der Zeit die Finger vom Smartphone zu lassen, geht der Baum ein. Mit etwas Willensstärke dagegen ziehst du mit der Zeit einen Wald heran.

Weniger ist oft mehr

Sorgfältig abgestimmte Arbeitsprozesse, Tools und Zeitmanagement-Techniken tragen entscheidend zu reibungslosen Social Media Workflows bei. Dabei kommt es nicht darauf an, möglichst viele Tools und Techniken einzusetzen. Im Gegenteil: Weniger ist oft mehr.

Schon wenige sorgfältig ausgewählte Tools, ein gründlich erstellter Redaktionsplan und eine klare Zuteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Arbeitsalltag können dafür ausreichen, dass Workflows ihren Namen verdienen.