Social-Media-Team aufbauen – so gehst du richtig vor

Dein Unternehmen oder deine Organisation will neu durchstarten in Social Media? Ihr habt schon ab und zu auf Instagram und Facebook gepostet, aber in Zukunft soll die Sache Hand und Fuß haben?

In beiden Fällen braucht ihr neben einer guten Strategie Menschen, die diese umsetzen. In vielen Unternehmen, so zeigen Studien, handelt es sich dabei um eine einzige Person. Allerdings steigt die Zahl der Social-Media-Teams mit zwei, drei oder mehr Mitgliedern – und das hat gute Gründe. 

Hier beschäftigen wir uns damit, welche Vorteile eine Arbeitsteilung hat und wie du in deinem Unternehmen ein erfolgreiches Social-Media-Team aufbaust. Wir geben dir einen Überblick über die wichtigsten Rollen sowie Tipps für die Zusammenarbeit und effiziente Prozesse. 

Warum und wann du ein Social-Media-Team brauchst

Statistiken belegen: Immer mehr Unternehmen nutzen das Potenzial von Social Media für das Marketing und die Kommunikation mit ihrer Zielgruppe. 

Aber muss es denn gleich ein Social-Media-Team sein? Das kommt darauf an. In sehr kleinen Unternehmen gibt es oft keine Ressourcen für mehr als eine/n Social-Media-Manager:in. Auch wenn deine Firma soziale Medien in sehr begrenztem Rahmen einsetzt und nur auf einem Kanal aktiv ist, ist ein/e Social-Media-Manager:in unter Umständen ausreichend.

Unter folgenden Voraussetzungen dagegen ist ein Social-Media-Team aus mehreren Personen viel besser als eine One-(Wo)Man-Show:

• Dein Unternehmen will seine Social-Media-Strategie in mehreren Kanälen umsetzen und zum Beispiel regelmäßig auf Facebook, Instagram, Twitter und LinkedIn posten. 
• Ihr verfolgt verschiedene Ziele in Social Media und wollt nicht nur Aufmerksamkeit für eure Marke generieren, sondern zusätzlich einen Kundendienst über Messenger anbieten oder gezielt neue Kunden gewinnen.
• Neben organischem Social-Media-Marketing wollt ihr Anzeigenkampagnen durchführen und vielleicht sogar Influencer:innen einbinden.
• Die Communities, die ihr betreut, sind groß, falls schon vorhanden, oder ihr erwartet ein starkes Wachstum. 
• Social Media spielt eine zentrale Rolle in eurer Unternehmensstrategie.

Zusammengefasst: Je mehr Arbeit anfällt, je vielfältiger sie ist und je wichtiger Social Media für das Unternehmen ist, desto mehr Personen braucht dein Social-Media-Team. Denn dann ist es entscheidend, dass du die Arbeit auf mehrere Schultern verteilen kannst.

Davon abgesehen haben Teams weitere Vorteile. Zum Beispiel sind sie oft kreativer als eine einzelne Person, und wenn ein/e Mitarbeiter:in überraschend ausfällt, gibt es andere, die einspringen können.

Übrigens: Es ergibt durchaus Sinn, ein (neues) Social-Media-Team der Community vorzustellen. Das fördert das Vertrauen und die Nähe zwischen deiner Marke und Follower:innen. 

Verschiedene Rollen im Social-Media-Team

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• Social-Media-Manager:in

Social-Media-Manager:innen erstellen eine Social-Media-Strategie für Unternehmen und/oder arbeiten maßgeblich daran mit. Als Einzelkämpfer:innen kümmern sie sich um alles, was in Unternehmen mit Social Media zu tun hat – von der Content Erstellung bis zum Monitoring. In Social-Media-Teams haben sie oft eine leitende Rolle und sind in erster Linie strategisch tätig. 

• Community-Manager:in

Sobald dein Unternehmen eine oder mehrere Communities in sozialen Netzwerken hat, lohnt sich mindestens ein/e Community-Manager:in. Er oder sie hat die zentrale Aufgabe, diese Communities zu moderieren, den Austausch mit Follower:innen zu steuern und Krisen zu entschärfen. Im Gegensatz zu Social-Media-Manager:innen arbeiten Community-Manager:innen hauptsächlich operativ. 

• Performance-Marketing-Manager:in

Performance-Marketing-Manager:innen beschäftigen sich in der Regel übergreifend mit Online-Marketing-Maßnahmen von Unternehmen. Dabei kann ein Schwerpunkt auf Social Media und Social Media Ads liegen. Zu ihren wesentlichen Aufgaben gehört es, Marketingstrategien zu entwickeln, Kampagnen zu gestalten, Tests und Analysen durchzuführen und den ROI zu optimieren.

• Social Customer Service Agent

Spätestens dann, wenn dein Unternehmen Kund:innen die Möglichkeit gibt, es per Facebook Messenger oder WhatsApp zu kontaktieren und auf diesem Weg Fragen oder Kritik zu äußern, empfiehlt sich ein Social Customer Service Agent. Dabei handelt es sich um eine/n Kundenbetreuer:in für Social Media. Oft ist diese Person auch proaktiv tätig, indem sie Monitoring nutzt, um beispielsweise Beschwerden in sozialen Netzwerken ausfindig zu machen und darauf zu reagieren. 

• Social Media Content Producer / Creator 

Auch hier ist der Name Programm. Social Media Content Producer oder Creator erstellen Inhalte für soziale Medien, entweder komplett oder nur visuelle Komponenten. 

• Social-Media-Redakteur:in 

Auch eine/e Social-Media-Redakteur:in beschäftigt sich in erster Linie mit der Erstellung von Inhalten. Zusätzlich kümmert sich die Person meist um die Konzeption, aber auch um Analysen. Oft haben Social-Media-Redakteur:innen einen journalistischen Hintergrund. 

• Social-Media-Analyst

Teammitglieder in dieser Funktion konzentrieren sich auf das Auswerten von Kampagnen, das Monitoring und andere Formen von Analysen. Darüber hinaus erstellen sie oft Reportings und leiten Handlungsanweisungen ab. 

Aus den einzelnen Beschreibungen wird deutlich: Viele Jobs und Tätigkeitsfelder überlappen sich. Kleinere Teams bestehen oft vor allem aus Social-Media-Manager:innen und Community-Manager:innen. 

Während erstere die Aufgabe von Social-Media-Analysten, Social-Media-Redakteur:innen und Content Producern mit übernehmen – vielleicht in Zusammenarbeit mit freien Mitarbeiter:innen –, sind Community-Manager:innen in vielen Fällen auch Social Customer Service Agents. 

Zentrale Schritte beim Aufbau von Social-Media-Teams

Um dein Social-Media-Team aufzubauen, kannst du der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen:

• Ausgangssituation definieren

Wirf im ersten Schritt einen Blick auf den Status quo. Welche Rolle spielte Social Media bisher in deinem Unternehmen? Welches Budget habt ihr zur Verfügung? Gibt es schon Mitarbeiter:innen im Unternehmen, die für ein Social-Media-Team infrage kommen? Welche Tools habt ihr oder wollt ihr anschaffen, die die Arbeit mit sozialen Medien erleichtern? Eine zentrale Rolle in diesem Zusammenhang spielt ein Social-Media-Management-Tool. Darauf kommen wir noch zurück.

• Ziele festlegen

Was wollt ihr mit Social Media erreichen? Steht für euch die Brand Awareness im Vordergrund, das Gewinnen neuer Kund:innen, das Community-Building oder der Kundendienst? Je nachdem ist etwa ein/e Performance-Marketing-Manager:in oder ein/e Community-Manager:in wichtig für das Team.

Wahrscheinlich verfolgt ihr mehrere Ziele. Dann ist es sinnvoll, diese zu gewichten und auf klare “Zwischenziele” herunterzubrechen. Die SMART-Methode ist dabei eine große Hilfe.  

• Größe und Rollen festlegen

Auf Basis von Ausgangssituation und Zielen kannst du festlegen, wie groß dein Team sein soll beziehungsweise darf, und welche Rollen wichtig sind. Behalte dabei im Kopf, dass viele Aufgaben im Umfeld von Social Media zeit- und arbeitsintensiv sind. Manchmal kann eine Person auch mehrere Rollen abdecken. Eine solche Stelle ist in der Regel aber nicht einfach zu besetzen.

• Struktur definieren

Neben der Frage nach Hierarchien in deinem Social-Media-Team spielt hier auch eine Rolle, wie das Team in dein Unternehmen eingebunden werden soll. Gibt es ein zentrales Social-Media-Team oder verschiedene? Soll das Team zur Marketing- oder PR-Abteilung gehören? Welche anderen Mitarbeiter:innen sind zentrale Ansprechpartner:innen für das Team? Wer erhält regelmäßig Berichte von euch?

Tipps für die reibungslose Zusammenarbeit im Social-Media-Team

Ein Social-Media-Team ist umso erfolgreicher, je besser die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern klappt. Im besten Fall setzt du dafür von Anfang an auf die folgenden Tipps.

Prozesse und Kommunikationswege klar definieren

Wer ist für was zuständig? Wer kümmert sich um welche Kanäle, bei wem landen welche Tickets und welche Freigabeprozesse müssen eingehalten werden? Gibt es Personen außerhalb des Social-Media-Teams, die einbezogen werden müssen, und wenn ja: welche?

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Arbeitsprozesse und Verantwortlichkeiten klar zu definieren ist eine Grundvoraussetzung für effektive Zusammenarbeit in Social-Media-Teams. Gerade dann, wenn mehrere Personen für dein Unternehmen in Social Media tätig werden, solltest du daran denken, Social-Media-Guidelines zu erstellen und sie all diesen Personen zugänglich zu machen. So vermeidest du, dass unbedarfte Mitarbeiter:innen in virtuelle Fettnäpfchen steigen. 

Die richtigen Tools verwenden

Entscheidend für eine gute Zusammenarbeit in Social-Media-Teams ist ein Social-Media-Management-Tool. 

Achte darauf, dass dieses die folgenden Funktionen für die Teamarbeit mitbringt:

• Einen übersichtlichen Redaktionsplan und eine zentrale Ticket Inbox. 
• Definition verschiedener Rollen und Verteilen von Berechtigungen.
• Möglichkeiten, direkt im Tool zu kommunizieren. 
• Dokumentation von Arbeitsschritten, sodass du sofort siehst, wer einen Post veröffentlicht oder erstellt oder wer einen Kommentar beantwortet hat. 

Das Rollensystem in Swat.io erlaubt es dir, Kernteams zu definieren und Personen vollständigen oder eingeschränkten Zugang zu geben. Zum Beispiel kannst du so Social-Media-Praktikant:innen für bestimmte Aufgaben freischalten oder in einer Social-Media-Agentur Kund:innen die Möglichkeit zu Feedback geben. 

Als Ergänzung bieten sich je nach Ziel und Voraussetzungen Projektmanagement-Tools, spezielle Monitoring-Software, Tools für die Content-Erstellung und Designprogramme an. 

Tipp: Je mehr Funktionen ein Social-Media-Management-Tool mitbringt, desto weniger zusätzliche Software brauchst du. Das vereinfacht Arbeitsabläufe und Kommunikation im Team.

Regelmäßige Meetings abhalten

Damit alle Teammitglieder up to date bleiben, empfehlen sich regelmäßige Meetings, zum Beispiel täglich oder wöchentlich. Wenn dein Unternehmen Social-Media-Marketing für andere macht, gilt dasselbe. Regelmäßig anberaumte Treffen mit Kund:innen geben nicht zuletzt die Möglichkeit, Fehler rechtzeitig auszumerzen und Kurskorrekturen frühzeitig durchzuführen.

Wichtig ist: Meetings werden schnell zu Zeitfressern. Vermeiden lässt sich das mit einer guten Planung und klaren Tagesordnungspunkten. Überlege genau, welche Aspekte für das Team relevant sind, und welche Fragen sich besser in einem Zweiergespräch klären lassen. 

Ein kleiner, aber feiner Trick, um zu verhindern, dass Meetings zum Kaffeeklatsch werden, besteht darin, sie im Stehen abzuhalten. Natürlich sollten sie dann nicht für zwei Stunden angelegt sein. 

Weiterbildungen – gemeinsam dazulernen

Lebenslanges Lernen ist Pflicht – vor allem im Social-Media-Bereich. Wenn die Mitglieder deines Social-Media-Teams gemeinsam Weiterbildungen besuchen, erweitern diese nicht nur ihren Wissensstand. Sie fördern auch den Teamgeist. Zudem könnt ihr dann Probleme in der täglichen Arbeit bei Weiterbildungen ansprechen. Gib Teammitgliedern auch regelmäßig Gelegenheiten zum Wissensaustausch untereinander. Anregungen für kostengünstige Social Media Weiterbildungen findest du in unserem Blog Post.

Teamarbeit lässt sich Stück für Stück verbessern 

Kein Social-Media-Team ist von Anfang an perfekt. Gerade, wenn dein Unternehmen in sozialen Netzwerken am Anfang steht, lassen sich Fehler beziehungsweise Irrwege nicht vermeiden. 

Das ist kein Beinbruch, solange ihr konstant daran arbeitet, die Zusammenarbeit im Team zu optimieren. Gute Tools für das Social-Media-Management können dabei eine große Hilfe sein – angefangen damit, dass sie den Aufwand für Routineaufgaben reduzieren und euch helfen, euch auf das Wesentliche zu konzentrieren. Außerdem dokumentieren sie Arbeitsschritte und/oder Konversationen so, dass ihr aus Fehlern der Vergangenheit gemeinsam lernen könnt. 

Welche Rollen arbeiten in deinem Social Media Team zusammen? Und wie sorgst du für optimales Teamwork? Wir sind gespannt auf deine Erfahrungen!