Technical Customer Support Manager [w/m/d] – 1st Level Support (16–20h/Woche) | SaaS | Wien & Hybrid

Wer Wir sind:

Swat.io ist ein bootstrapped, profitables B2B-SaaS-Unternehmen mit rund 1.800 Kund:innen: Agenturen sowie mittelständische und Enterprise-Marken, die unter Druck zuverlässig arbeiten müssen.

Social-Media-Arbeit ist komplex und ändert sich ständig. Wir bauen Produkte, die das nicht nur organisieren, sondern die kognitive Last abnehmen. Sie erledigen, was früher Stunden gedauert hat, und machen Dinge möglich, die es vorher nicht gab.
Unsere Vision ist klar: Wir definieren, wie Profis Social Media in einer KI-nativen Welt managen. Wo menschliches Urteilsvermögen und KI-Agenten als Einheit zusammenarbeiten. Global in den Ambitionen, Substanz statt Hype.

Unser Produkt ist bewusst intuitiv gebaut, damit Kund:innen ihre gesamte Journey, vom kostenlosen Test bis zur täglichen Nutzung, so selbstständig wie möglich gestalten können. Wenn doch mal eine Frage bleibt, seid ihr im Support genau der Grund, warum Kund:innen bei uns bleiben.

Rund 50 Menschen arbeiten hier seit über 15 Jahren bootstrapped, lean und mit viel Eigenverantwortung. Wenn du eine gute Idee hast, wird sie gehört und meistens auch umgesetzt.

Wer Du bist:

Du bist die erste Ansprechperson für unsere Kund:innen bei allen Fragen zu Swat.io. Dabei hast du Kontakt zu jedem Team im Haus, vom Development bis zum Sales, und bringst dieses Wissen aktiv in teamübergreifende Projektgruppen ein, wenn wir neue Features oder Initiativen entwickeln.

Du wartest nicht auf die perfekte Anleitung, bevor du eine Kundenanfrage angehst, und du versteckst dich nicht hinter Standardantworten. Reine Ticket-Abarbeitung ohne Interesse an der eigentlichen Lösung würde dich bei uns nicht glücklich machen. Du willst nicht nur den Standard halten, sondern ihn nach oben schrauben.

Zweck der Rolle

Unser Support deckt den Tag in festen Vor- und Nachmittagsschichten ab, damit Kund:innen sich jederzeit auf schnelle, kompetente Antworten verlassen können. Mit deinen 16–20h übernimmst du eine dieser Schichten fest und wirst so ein verlässlicher Teil des Teams.

Im Kern geht es um zwei Dinge:

Exzellenter technischer Support: prompt, freundlich und mit echten Lösungsvorschlägen, nicht nur Textbausteinen
Problemdiagnose dort, wo Swat.io auf Social-Media-Plattformen trifft und das ist selten trivial

Darüber hinaus kannst du dich einbringen bei:

teamübergreifenden Projektgruppen zur Weiterentwicklung von Produkt und Unternehmen
interner und externer Doku (Text und Video)
Textkontrolle, Übersetzung und Wording-Input im Produkt
Onboarding neuer Nutzer:innen per Chat und Screensharing-Call

Bist Du bereit dafür?

Bereit bedeutet für uns:

Erfahrung im Kundensupport. Pluspunkte, wenn das im SaaS-Umfeld war
Du kennst dich auf verschiedenen sozialen Netzwerken aus
Du bist IT-Problemlöser:in für Freunde und Familie und willst diese Leidenschaft zum Beruf machen
Du erkennst komplexe Zusammenhänge und Muster. Auch unter Zeitdruck bleibst du zuverlässig, geduldig und genau
Du setzt Prioritäten selbst, statt darauf zu warten, dass sie dir vorgegeben werden
Du willst nicht nur Tickets schließen, sondern siehst, wo sich Prozesse oder das Produkt verbessern lassen und sagst das auch, wenn es nicht dein offizieller Auftrag ist
Du fühlst dich wohl in einem Umfeld, das sich schnell verändert, in dem dir niemand jeden Schritt vorgibt und du selbst Richtung gibst
Routine allein reicht dir nicht: Du willst dich an dir selbst und am Team messen und laufend besser werden
Starke Kommunikation in Wort und Schrift, im Team und mit Kund:innen
Der Erfolg der Kund:innen ist dir wichtig, und du kannst dich gut in ihre Position hineinversetzen
Schnelles, fehlerfreies Tippen
Fließend Deutsch und Englisch
Growth Mindset: Offenheit für Fehler und die Bereitschaft, daraus zu lernen
AI Mindset: aktive Nutzung von KI-Tools, um die eigene Arbeit schneller und besser zu machen

Du erfüllst nicht alle Punkte? Kein Grund, nicht zu schreiben. Wenn dich die Rolle reizt und wir beide merken, dass es passt, finden wir gemeinsam eine Lösung. Teamfähigkeit zählt bei uns genauso viel wie fachliche Eignung.

Unser Stack/Wie wir arbeiten:

90% des Supports läuft online über Intercom, 10% per Videocall
KI unterstützt dich bei Recherche und Antwortentwürfen — die Entscheidung und der finale Ton bleiben bei dir
Support auf Deutsch und Englisch
Deine 16–20h verteilst du auf eine feste Vormittags- oder Nachmittagsschicht
Ob remote oder im Office: enger Draht zu deinen Teamkolleg:innen und deiner Teamleitung, enge Zusammenarbeit mit Development, Product, Marketing und Sales

Was Du bei uns finden wirst:

Ein Umfeld, das Gestaltung wirklich zulässt: Deine Ideen bewegen hier etwas. Du übernimmst Verantwortung für Ergebnisse, nicht nur für Aufgaben. Hier hast du den Raum, wirklich etwas zu verändern.
Arbeiten, wie es morgen normal ist: AI-first ist bei uns keine Ankündigung, sondern gelebte Realität. Wir arbeiten mit Claude Cowork als täglichem Werkzeug und bleiben am Ball. Modernstes Equipment gehört selbstverständlich dazu.
Voller Einsatz, echtes Leben: Wir geben Gas in der Arbeit und legen genauso großen Wert auf unser Leben außerhalb. Dafür bekommst du viel Freiheit und Vertrauen. Du gestaltest selbst, wann und wie du arbeitest und hast Raum für Familie, Freizeit, Weiterbildung oder was auch immer dich bewegt.
Weiterbildungsbudget: Wir unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung mit 1.000 Euro Weiterbildungsbudget sowie 4 Weiterbildungstagen pro Jahr.
Remote-Friendly Modell: Deine Base ist Wien und Umgebung, Home Office ist selbstverständlich. Wenn du möchtest, kannst du bis zu 3 Monate pro Jahr aus einem anderen Land arbeiten (unter Berücksichtigung der Zeitzone).
In-Person Collaboration: Zweimal im Jahr kommt das gesamte Unternehmen in Wien zusammen, um gemeinsam vor Ort Dinge zu schaffen und sich zu vernetzen.
Teamspirit: Bei Swat.io arbeiten Menschen, die exzellent in ihrem Fach sind und gleichzeitig aufeinander achten. Wir feiern gemeinsam – bei regelmäßigen Teamaktivitäten und unseren halbjährlichen Company-Events.
Öffentliche Verkehrsunterstützung: Wenn du in Österreich arbeitest, unterstützen wir dich mit einer Jahreskarte für die Wiener Linien oder einem Zuschuss zum KlimaTicket.
Gehalt: Unbefristeter Vertrag mit einem Jahresbruttogehalt ab 18.000 Euro (20h/Woche). Was du tatsächlich verdienst, hängt von Qualifikation, Erfahrung und dem ab, was du bei uns bewegst.

Wir legen Wert darauf, ein inklusives Arbeitsumfeld zu sein, das deine Entwicklung fördert - unabhängig von Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung, Religion, Alter, Behinderung, Bildungsgrad oder Herkunft.

Was du bei Swat.io nicht finden wirst:

Lästiges Micro Management
Unternehmenspolitischen Hickhack
Langwierige Abstimmungen und Freigabeprozesse
Eintönige Aufgaben und faden Arbeitsalltag
Egos und Bullshit Bingo

Unser Prozess:

Deine Ansprechpersonen: Max (Head of Customer Experience, dein direkter Vorgesetzter) und Lisa (Talent Partner).

CV-Screening
Kennenlerngespräch mit Lisa
Assessment-Runde mit Max, Lisa und Clemens
Team kennenlernen
Angebot & offene Fragen

Bevorzugter Start: ab 01.09. Für die richtige Person warten wir aber auch gerne.

Lerne dein Team kennen:

Max: Als Head of Customer Experience führt er gleich zwei Teams, Account Management und Support, und hält die Fäden so ruhig wie seinen durchgetakteten Kalender. Solo-Reisen steht seit Jahren auf seiner Liste. Nur schafft es jedes Mal irgendjemand, sich anzuschließen, bevor er auch nur den Koffer packt.
Karl: Unser Customer Support Manager ist das wandelnde Lexikon des Teams. Für fast jedes Thema hat er einen kuriosen Fakt in der Hinterhand. Ein Kunde hat sich mal selbst zum "Karl Fan Club" ernannt; privat ist er mit Hund im Homeoffice in Kärnten oder in der Kletterhalle unterwegs.
Clemens: Seit 2021 im Team, hat sich unser Senior Customer Support Manager vom Maschinenbau-Interesse zum digitalen Allrounder entwickelt, inklusive eigenem Gaming-Setup mit Google-Home-Integration. Privat gilt seine große Liebe schnellen italienischen Autos, nächtlichen F1-Rennen und spontanen Roadtrips.
Florian: Als "Flachländler" aus dem Burgenland zieht es ihn lieber auf 2500 Meter als auf Meereshöhe: Klettern, Skitouren, Trailrunning. Privat probiert er jedes Gericht mindestens zweimal: von Schlangenfleisch bis Wal-Sashimi.

Why you Should Work at Swat.io

Remarkable People

We bring together remarkable people with different interests and skillsets.

Achievers & Doers

We do our best work and enable each other to do the same. We put arguments before egos.

Flexible Working Hours

Work as flexibly as you want within your agreed working hour scheme.

Educational Budget

We are lifelong learners and we create the environment where you get challenged and can learn and grow.

Family Friendly

We understand the importance of family time and your presence during milestones of your kids' life.

Hybrid Work Mode

Do you prefer to work from home or from the office? Want to combine both? Whatever works best for you!

Team Activities

We celebrate our successes together, support team get-togethers and organise events.

Green Heart

We stay down to earth and support climate friendly means of transportation by providing an annual public transport ticket.

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Frequently Asked Questions

What should my application look like?

Our job posting got your attention – great! We are looking forward to getting to know you better. Show us who you are – we are interested in your personality and how you fit into our team.
Please follow the link in the job ad to upload your CV and tell us in your own words why you think you want to be part of our Swat.io Crew.

We are also always happy to receive videos and/or work samples from you. If you want to send us a video, you can record it while submitting your application in our applicant tracking system. You can also upload it to Google Drive or YouTube and share the link with us.

Should my application be written in English or German?

We are an international team and our company language is English – however, certain positions require business fluent German skills (e.g. positions in Customer Support, Marketing and Sales Teams) and for those we kindly ask you to hand in your application in German. As a rule of thumb: follow the job ad's language for your application documents.

What does the recruitment process look like?

Cultural Call (30-45 minutes)
After submitting your application, you’ll hear from us within one week. If your profile matches what we’re looking for, we’ll invite you to a first 30-45 minute cultural call with our Talent Partner.
Please note: even if the job description is written in German, the first conversation will be in English, as this is our company language.
Functional Interview (50 minutes)
In the second round, you’ll meet your future Team Manager in a 50-minute video call. This is a chance for both sides to dive deeper into your experience and expectations.
In-Depth Interview / Assessment
For some roles, we’ll ask you to complete tasks in advance and present them to us. During this stage, you’ll meet several future colleagues, present or collaborate on case tasks related to the role, and gain deeper insight into how we work. Depending on the position, you may also meet our CEOs or CFO during or after this step.
Meet the Team
After successfully completing the assessment, we may invite you to meet additional team members to ensure a great mutual fit.
Offer
If we’re convinced by your professional skills and cultural contribution, and you feel the same, you’ll receive an offer from us. We hope this will be the start of a great collaboration.
Welcome Aboard
Once everything is signed, you’ll receive your contract documents and onboarding details. We’ll pair you with a personal buddy to help you settle in smoothly and feel welcome from day one.

When should I expect a response and how long does the recruitment process take?

The current average duration from application to signed contract is about 1,5 months. If you need feedback really fast, please communicate this with us from the beginning, we can consider this during our planning. Mostly closing dates for all open positions are as soon as possible, but it is more important for us to find a perfect fit.

Are there on-site meetings/interviews at the Swat.io office?

Most of our team members work remotely and there are a few regulars in the office. Some teams gather together for certain occasions like brainstorming, co-working, socializing, and after-work activities.

We also offer our candidates to come by the office for one of the steps of the recruiting process. It can be for an assessment, to meet the team, or to pick up the equipment but there is always an option to meet some of us in person.

I have been invited to a video interview with you – how can I prepare?

We schedule most of our video-calls with Google Meet, Zoom or Around. Make sure you are familiar with the tool if you have never used it before, ensure a steady internet connection and check your microphone/speakers.

What is the company language?

With team members from over 12 countries, we are very international. For this reason, our company language is English and all internal communications happen in English. Nevertheless, as the majority of our clients are German speaking, some teams operate in German, f.e. Finance & Operations, Marketing, Sales and Support. Communication within the company happens in English for them as well.